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POLÍTICAS DE USO 

SGSI-NM-09
Revisión: 04
Fecha: 09/04/2013

Introducción

La Universitat Jaume I de Castellón (UJI, en adelante) podrá, en función de las necesidades del servicio y la disponibilidad de recursos, poner a disposición del personal con un vínculo laboral el uso de los teléfonos de la Universidad, tanto fijos como móviles, debiendo a tales efectos los empleados garantizar el uso razonable y equilibrado de estos activos en todo momento.

Desarrollo

Telefonía fija

Todo el personal podrá tener acceso a los teléfonos fijos de la organización en las condiciones necesarias para el cumplimiento de las obligaciones de su puesto de trabajo. La autorización para la realización de llamadas internacionales o acceso a servicios de tarificación añadida deberá ser autorizada por el vicerrectorado competente.

Cada línea de teléfono está adscrita a una de las categorías siguientes en función de las necesidades del puesto de trabajo:

  • Local: sólo llamadas a corporativos (fijos y móviles).
  • Local con llamadas entrantes: sólo llamadas a corporativos (fijos y móviles); pero permite las llamadas entrantes.
  • Sólo fijos: incluye la categoría anterior más llamadas a fijos nacionales.
  • Nacional: Incluye la categoría anterior más llamadas a móviles nacionales.
  • Libre: Incluye la categoría anterior más llamadas internacionales (fijos y móviles).

Por defecto, el consumo mensual máximo por cada línea de teléfono estará limitado a la cantidad que establezca el vicerrectorado competente. Una vez superado el límite establecido de consumo, la línea correspondiente pasará a la categoría de “sólo fijos” hasta que termine el periodo de facturación actual (normalmente mes natural), momento en el que se restablece a su categoría original.

El límite asignado a cada teléfono o su categoría puede ser modificado, previa solicitud de la persona titular de la línea o responsable de la unidad correspondiente (en el caso de líneas no asociadas a apersonas físicas (fax, zonas comunes…), a través del procedimiento SPI establecido. El coste de la ampliación del límite se imputará al presupuesto de la unidad del solicitante y habrá de contar con la autorización de su responsable.

Telefonía móvil

En particular, los empleados que tengan un teléfono móvil corporativo deberán garantizar en todo momento:

  • Su custodia de forma segura.
  • La comunicación inmediata al Servicio de Informática del extravío y/o robo del terminal así como una descripción detallada de las circunstancias en que se produjeron dichos eventos, para que la UJI proceda, en su caso, a realizar los trámites o denuncias oportunos ante los operadores y/o autoridades.

La asignación de teléfonos móviles al personal estará justificada por las condiciones de su puesto de trabajo y tareas que desarrolla y deberá ser autorizada por el vicerrectorado competente. Las condiciones en que, con carácter general, se ofrecerá este servicio son las siguientes:

  • Por defecto, se permiten las llamadas de voz a cualquier teléfono fijo o móvil del territorio nacional.
  • El roaming internacional de datos queda restringido.
  • El uso de datos a nivel nacional (3G, 4G o superior), las llamadas internacionales y el roaming internacional de voz requerirá autorización previa, por parte del vicerrector competente. En caso de solicitar “roaming”, el usuario de la línea estará obligado a notificar las fechas tanto de salida como de regreso para recabar la autorización mediante el formulario SPI - ‘Modificación de servicios de telefonía móvil corporativa’.
  • Por defecto, el consumo mensual máximo por cada línea de teléfono móvil estará limitado a la cantidad que establezca el vicerrectorado competente. Aunque es posible su ampliación, previa aprobación de dicho vicerrectorado.

Los teléfonos serán puestos a disposición del personal de la UJI como una herramienta para el desempeño de sus funciones cuya utilidad, entre otros aspectos, está sujeta a:

  • La facultad de la Universidad de gestionar o administrar sus líneas fijas y móviles en razón de las necesidades del trabajo.
  • La facultad de la Universidad de asignar con independencia entre sus empleados los recursos fijos y/o móviles.
  • La titularidad de la Universidad sobre los números asignados a los teléfonos tanto fijos como móviles.
  • La predeterminación de llamadas salientes para comunicaciones con clientes y/o proveedores preseleccionados.
  • La política de uso para acceso a Internet y/o correo electrónico del terminal.
  • Disponer de una facturación mensual con detalle por centro de costo y usuario del teléfono, para facilitar el control presupuestario.

La UJI advierte a su personal provisto de teléfono móvil que tanto el terminal como el uso del servicio tienen carácter personal e intransferible, de modo que el empleado se compromete y obliga a mantener reservadas todas las claves de acceso al servicio que le sean facilitadas, de manera que no puedan ser utilizadas por terceros. Tampoco deberán utilizar el servicio con la finalidad de enviar mensajes a terceros que puedan vulnerar la legalidad vigente en cada momento y, en particular, los principios de salvaguarda del orden público, y el respeto a la dignidad de las personas. En cualquier caso, el empleado será único y total responsable del contenido íntegro de los mensajes que envíe a través de su teléfono móvil así como de los datos que facilite a terceros.

El uso del teléfono por parte de los miembros de la comunidad no es objeto de revisión sistemática por la UJI en aras de respetar la libertad en el ejercicio de sus funciones de cada trabajador, su derecho a la intimidad y el secreto de las comunicaciones. No obstante, el usuario debe ser consciente de que la UJI hará un control general del uso de estas herramientas, respetando al máximo la intimidad y dignidad del trabajador.

Dicho control general tendrá por finalidad la detección de posibles conductas abusivas y se llevará a cabo, en supuestos excepcionales debidamente acreditados, cuando existan sospechas fundadas de que el comportamiento de un usuario perjudica gravemente los intereses de la Universidad; o que dicho comportamiento pueda ser constitutivo de infracción laboral, administrativa o penal.

El control de las llamadas realizadas desde los terminales telefónicos irá acompañado necesariamente de la adopción de las siguientes garantías:

  • se realizará mediante un procedimiento que respete, en todo momento, la dignidad e intimidad del usuario objeto de tal medida,
  • se llevará a cabo en todo caso de conformidad con los principios de necesidad, transparencia y proporcionalidad,
  • se efectuará en las instalaciones de la UJI, en horas de trabajo y en presencia de un representante del colectivo al que pertenezca, solicitándose la previa autorización del afectado.

La UJI, de acuerdo con la legislación vigente, determinará si el incumplimiento de las obligaciones y actuaciones previstas en este documento puede dar lugar a sanciones disciplinarias.

Sin perjuicio de lo previsto en estas normas, el vicerrector competente podrá establecer condiciones diferentes de uso de los servicios de telefonía para las personas que formen parte de los diferentes órganos de gobierno de la Universidad o para casos concretos en que estas condiciones estén justificadas.


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