Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Què és Consulta i gestió de llistes, bústies i àlies?

Aquesta ferramenta permet consultar i gestionar les llistes de distribució de correu, les bústies compartides i els àlies de correu electrònic de la Universitat Jaume I (UJI) de Castelló. És l'espai on els usuaris de l'UJI poden administrar els comptes de correu electrònic d'ús col·lectiu, addicionals al corporatiu que és d'ús personal i individual. En aquesta aplicació, cada persona pot consultar les diferents llistes, bústies i àlies de les quals n'és propietari/ària, moderador/a o membre. A més, en les llistes que conste com a propietari/ària pot afegir i treure usuaris i assignar-los un rol determinat, ja siga el de moderador/a ja siga simplement el de membre. 

Accés a l'aplicació 

L'aplicació es troba en la plataforma d'informació i gestió en línia IGLU > Informàtica i Infraestructura > Correu corporatiu > Consulta i gestió de llistes, bústies i àlies.

Hi podeu accedir a través del següent enllaç https://e-ujier.uji.es/pls/www/!uji_google.control_listas.admin

Qui pot utilitzar Consulta i gestió de llistes, bústies i àlies?

Qualsevol usuari/ària de l'UJI té accés a aquesta aplicació per veure les seves llistes de correu electrònic. Cal subratllar que els usuaris poden tenir tres tipus de rols diferents: 

  • Propietari/ària: és la persona responsable d'una llista de distribució, bústia o àlies. És l'única persona que hi pot afegir o treure membres. 
  • Moderador/a: s'encarrega de moderar el contingut de les llistes de distribució. Com a mínim, les llistes han de tenir un moderador, tot i que es recomana que n'hi haja dos.
  • Membre: persona que forma part d'una llista de distribució o bústia i, per tant, rep els correus electrònics que s'envien a aquests comptes. 

La pàgina d'inici de Consulta i gestió de llistes, bústies i àlies 

Quan accediu a l'aplicació, la primera pantalla que apareix és com la següent:

Pàgina d'inici de Consulta de llistes, bústies i àlies

Com podeu observar en la imatge superior, en la part de dalt de la pantalla apareix un Cercador i, en la part inferior, es mostren les llistes, bústies i àlies dels quals cada usuari/ària n'és Propietari/ària, Moderador/a o Membre

Com es demana la creació d'una llista, bústia o àlies?

Qualsevol usuari/ària pot demanar la creació d'un correu electrònic d'ús col·lectiu. En funció del vostre perfil ho haureu de fer d'una manera o d'un altra:

  • Estudiantat: l'alumnat ha de fer la petició a través del Tècnic/a d'Activitats Juvenils del Vicerectorat d'Estudiantat i Compromís Social 
  • PAS i PDI: tant el personal d'administració i serveis com el professorat pot demanar la seva creació a través d'un formulari SPI des d'IGLU. Per a tenir més informació sobre aquesta eina consulteu el manual de funcionament d'SPI.
  • Personal convidat (gest): són les persones que no tenen compte d'usuari/ària i contrasenya de l'UJI. Han de fer la sol·licitud a través del PAS o PDI amb vincle actiu.

A través de la plataforma SPI, el PAS i PDI podeu tramitar la petició per crear una llista de correu electrònic. Com podeu observar en la imatge de sota, teniu diversos formularis disponibles:

  • Petició de moderació de llistes de correu: formulari per a demanar moderar una llista de correu.
  • Sol·licitud d'àlies de correu electrònic: per sol·licitar el canvi del compte de correu electrònic principal de l'UJI i personalitzar-lo. 
  • Sol·licitud de bústia compartida: per a tramitar la petició d'una bústia compartida. 
  • Sol·licitud de llista de distribució de correu: per a demanar una llista de distribució. 

Formularis SPI

Heu de tenir present que si no s'especifica en la petició el nom del propietari/ària de la llista de distribució, àlies o bústia, s'identificarà, per defecte, la persona que fa la sol·licitud. El propietari/ària és el responsable d'afegir-hi i treure membres.  

A continuació es detallen algunes de les característiques i condicionants que heu de tenir presents abans de fer la sol·licitud d'un compte col·lectiu. Cal destacar que n'hi ha de tres tipus:

Llista de distribució

Les llistes de distribució permeten enviar missatges a múltiples usuaris de forma simultània. Quan s'envia un missatge a una llista, aquest arriba als comptes de correu electrònic de totes les persones que en formen part. Per tant, no tenen una safata d'entrada pròpia. Heu de tenir en compte que existeixen dos tipus de llistes de distribució: 

  • Automàtiques: són aquelles que s'abasteixen de la base de dades de l'UJI amb usuaris que comparteixen un tipus de vinculació o que formen part d'un col·lectiu concret. És el cas, per exemple, dels membres d'un servei, departament o unitat organitzativa de la Universitat o dels col·lectius PAS o PDI. Aquest tipus de llistes no necessiten cap moderació, ja que els gestiona íntegrament l'UJI de forma automàtica. No es poden incloure ni treure usuaris, ja que es un procés que s'actualitza diàriament, de forma automàtica, a partir de les dades de recursos humans. 
  • Manuals: són aquelles que són gestionades, de forma manual, per un responsable o moderador/a. Podeu sol·licitar-ne una a través del formulari SPI Sol·licitud d'una llista de distribució de correu. Recordeu que si no especifiqueu en la petició qui és el propietari/ària de la llista, el sistema identificarà al sol·licitant com a responsable. El propietari/ària, a més, pot afegir i eliminar membres. Són llistes que estan pensades, per exemple, per a la celebració d'un congrés. 

En cas que vulgueu moderar una llista de distribució ja creada heu de demanar-ho a través d'aquest formulari SPI Petició de moderació de llistes de correu.

Alhora les llistes de distribució poden ser:

  • Obertes: són llistes a les quals qualsevol persona pot enviar missatges i, per tant, no es moderen. 
  • Tancades: només hi poden enviar missatges directament els membres que hi participen. La resta de missatges són tramitats pel moderador/a (com ja hem mencionat, es recomana que n'hi haja dos). 

Per a més informació consulteu el document Bústies compartides i llistes de distribució de correu electrònic corporatiu

Bústia compartida 

És una bústia que poden obrir, de forma simultània, diversos usuaris per llegir o enviar missatges de correu electrònic. D'aquesta manera, no s'envia una còpia a cada usuari/ària, sinó que els missatges s'emmagatzemen en una carpeta de correu en un espai compartit al qual només tenen accés els seus membres. En aquest tipus de correus, només hi ha una còpia de cada missatge rebut i, per tant, si un dels integrants l'esborra, aquest s'elimina de la bústia compartida

Podeu demanar la creació d'una bústia compartida des del formulari SPI Sol·licitud de bústia compartida. 

Per accedir a una bústia compartida, primer haureu d'entrar al vostre compte d'usuari/ària personal UJI des de gmail.uji.es (amb el vostre nom d'usuari/ària i clau d'accés). Un cop dins, com podeu observar en la imatge, en la part superior dreta heu de pitjar la icona del perfil per desplegar el menú i, tot seguit, veureu la bústia a la qual esteu subscrits. 

Accés a Bústia compartida

Heu de tenir en compte que les bústies compartides tenen una capacitat màxima associada i que, una vegada se supera, s'envia un avís a l'usuari/ària o usuaris. Aquest tipus de llistes estan limitades a 25 comptes corporatius (només del domini @uji.es) 

Cal destacar que només la bústia compartida permet migrar tot el contingut sense perdre correus. 

Per a més informació consulteu el document Bústies compartides i llistes de distribució de correu electrònic corporatiu

Àlies de correu electrònic

També conegut com adreça de correu preferida, pensada per a personalitzar les adreces de correu electrònic corporatives. Els comptes dels alumnes i membres de SAUJI són totalment impersonals i és difícil associar-les a una persona física. Per tant, des del Servei d'Informàtica s'ofereix la possibilitat de demanar un compte més "usable" i descriptiu. En aquest sentit, per exemple, l'usuari amb l'adreça alxxxxxx@uji.es demana l'àlies antonio.perez@uji.es, molt més còmode i identificatiu.

Heu de tenir en compte que l'àlies és una adreça de correu electrònic que no existeix físicament i, per tant, tots els correus que s'envien a aquesta adreça aniran a parar a la bústia del compte corporatiu real. Per accedir-hi necessitareu el nom d'usuari/ària i clau d'accés originals.  

Podeu demanar un àlies a través del formulari SPI Sol·licitud d'àlies de correu electrònic. És important que tingueu en compte els següents condicionants

Un cop demaneu l'àlies de correu electrònic i siga acceptat pel Servei d'Informàtica, el compte de correu electrònic canviarà de forma automàtica en el sistema de correu corporatiu de l'UJI i, també, en les llistes de distribució que estigueu subscrits. Així, per exemple, si es busca aquest usuari/ària en el Gmail apareixerà l'adreça de l'àlies. Recordeu que per accedir-hi necessitareu el nom d'usuari/ària i la contransenya originals. 

Per a obtenir més informació consulteu el document Àlies de correu electrònic

Com es consulten i gestionen les llistes?

Des de la pàgina d'inici de Consulta i gestió de llistes, bústies i àlies podeu conèixer de quines bústies, llistes i àlies en sou Propietari/àriaModerador/a o Membre

Què podeu fer si sou propietari/ària?

Quan accediu a l'aplicació veureu les llistes, àlies o bústies de les quals en sou propietaris. Quan feu clic a sobre de la llista es despleguen totes les seves dades. A més, com a responsables de la seva gestió, podeu agregar o eliminar membres, a excepció de les llistes automàtiques que s'actualitzen a partir de la base de dades de la Universitat.

Com podeu veure en la imatge superior, es mostren les següents dades: 

  • Dades generals
    • Títol: nom de la llista que correspon a les inicials o l'acrònim del servei o unitat a qui representa. 
    • Descripció: breu descripció del servei, departament o unitat relacionada amb la llista. 
    • Qui pot enviar: indica qui està autoritzat a enviar missatges des d'aquesta llista, ja siguen integrants ja siguen persones externes. 
    • Missatges a moderar: informa si hi ha algú que hage de moderar els missatges d'usuaris externs.  
    • Correu brossa Moderar: especifica si està permés o no moderar el correu brossa. 
    • Respondre a la llista: indica si els integrants poden o no respondre els correus des de la mateixa llista. 
    • Llengua: mostra l'idioma de configuració de la llista, és a dir, l'idioma amb què es presenta la interfície.  
  • Fitxers: des d'ací podeu pujar un fitxer de text amb els noms dels usuaris que voleu agregar a la llista com a membres. 
  • Propietaris: mostra el nom de la persona que és propietària de la llista. 
  • Membres manuals: en aquest espai, a més de consultar el nom dels membres manuals, podeu agregar-ne o eliminar-ne. Heu de tenir en compte que només podeu donar d'alta o de baixa els membres o usuaris de les llistes de distribució manuals, és a dir, aquelles que no s'actualitzen de forma automàtica a partir de la base de dades de l'UJI. Per agregar usuaris teniu dos possibilitats:
    • Afegir directament el nom d'usuari/ària. Heu de ficar-lo en el camp que hi ha sota Membres manuals i veureu que el sistema identifica el seu Nom personal i vosaltres podeu precisar el Rol, és a dir, si és Membre o Moderador. 
    • A través d'un fitxer de text. És una opció pensada per a agregar molts usuaris de cop. Heu d'escriure en un document de text totes les adreces de correu electrònic en una única columna sense espais ni comes. Cal que pitgeu sobre Afegir document de text, marcat en roig en la imatge de sota; a continuació, busqueu el fitxer per agregar-lo i, finalment, polseu Acceptar. Aleshores veureu que apareixen en el llistat de membres i podreu definir el seu Rol.   

Per eliminar un usuari/ària d'una llista només heu de prémer la icona de l'aspa de color roig que hi ha davant de cadascun dels membres. 

Indicacions per afegir i eliminar membres d'una llista manual

Heu de tenir present que qualsevol canvi que apliqueu sobre una llista no serà efectiu d'immediat, ja que el sistema no s'actualitza i se sincronitza fins la nit. Com passa amb les llistes automàtiques, el sistema se sincronitza totes les matinades (entre la 1.00 i les 4.00 hores). A més, els canvis són supervisats pel personal tècnic cada matí. 

Cal destacar que, en la part superior de la pantalla, disposeu de les icones de dos documents per obtenir la llista de membres en un pdf o en un fitxer de text. 

Convé subratllar, a més, que en les bústies compartides no costen els propietaris i recordeu que no tenen moderadors. 

Què podeu fer si sou moderador/a?

Recordeu que podeu demanar ser moderadors d'una llista des del formulari SPI Petició de moderació de llistes de correu. Quan accediu a l'aplicació, veureu de quines llistes en sou moderador/a. Si feu clic sobre una d'elles, es desplegaran totes les seves característiques. 

  • Dades generals: 
    • Títol: nom de la llista. Són les inicials o l'acrònim del servei o unitat a qui representa.
    • Descripció: breu descripció del servei, departament o unitat relacionada amb la llista. 
    • Qui pot enviar: indica qui està autoritzat a enviar missatges des d'aquesta llista o àlies, ja siguen integrants ja siguen persones externes. 
    • Missatges a moderar: informa si hi ha algú que hage de moderar els missatges d'usuaris externs. 
    • Correu brossa Moderar: indica si està permés o no moderar el correu brossa. 
    • Respondre a la llista: indica si els integrants poden o no respondre els correus des de la mateixa llista. 
    • Llengua: mostra l'idioma de configuració de la llista, és a dir, l'idioma amb què es presenta la interfície. 
  • Propietari: mostra el nom de la persona que és propietària de la llista. 
  • Membres manuals: nom i adreça de correu electrònic dels usuaris que formen part de la llista i el seu Rol (membre o moderador/a). 
  • Membres automàtics: són els usuaris que integren la llista, de forma automàtica, quan se sincronitza amb la base de dades de l'UJI. 

Cal destacar que en la part superior de la pantalla, disposeu de les icones de dos documents per obtenir la llista de membres en un pdf o en un fitxer de text. 

Què podeu fer si sou membre?

En cas que sigueu membres, podreu saber de quines llistes de correu en formeu part. Pitjant sobre la icona  es despleguen totes les llistes a les quals estigueu subscrits. A més, des d'aquesta pantalla podeu donar-vos de baixa de les llistes de distribució manuals pitjant sobre 'Marcar que no vull rebre correus d'aquesta llista', com podeu observar en la imatge de sota. Recordeu que no podeu donar-vos de baixa de cap llista automàtica ja que s'actualitzen cada nit a partir de la base de dades de l'UJI. 

Llistes com a membre

Resolució de dubtes

Per qualsevol dubte o consulta relativa al funcionament o desenvolupament de l'aplicació, heu de contactar amb el Servei d'Informàtica. Podeu enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica adm-si@uji.es  

Resolució de problemes 

Davant qualsevol problema en el funcionament de l'aplicació, us podeu posar en contacte amb el Centre d'Atenció a Usuaris (CAU) del Servei d'Informàtica de la Universitat Jaume I de Castelló. Podeu telefonar al CAU al (964 38) 7400 dins de l'horari d'atenció telefònica (de dilluns a dijous de 08.30 a 19.00h i els divendres de 09.30 a 17.00h), enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica cau@uji.es o crear una incidència a través de l'aplicació CAU http://cau.uji.es/. Serà atesa tan ràpidament com siga possible i amb el millor servei disponible.

Glossari

  • Àlies de correu electrònic. També conegut com adreça de correu preferida. És un compte més "usable" i descriptiu que permet crear el Servei d'Informàtica als usuaris amb comptes totalment impersonals, com ara l'alumnat o els membres SAUJI. 
  • Bústia. Àrea personal en què l'usuari/ària rep i emmagatzema els missatges de correu electrònic que li envien. 
  • Bústia compartida. És una bústia que poden obrir diversos usuaris per llegir o enviar missatges de correu electrònic. En aquest cas, no s'envia una còpia a cada usuari/ària, sinó que els missatges s'emmagatzemen en una carpeta de correu comuna en un espai compartit al qual només tenen accés els seus membres. En aquest tipus de correus, només hi ha una còpia de cada missatge rebut i, per tant, si un dels integrants l'esborra, aquest s'elimina de la bústia. 
  • Membre. Persona que forma part d'una llista de distribució o d'una bústia compartida i que, per tant, rep i té accés als correus electrònics que s'envien a aquests comptes. 
  • Moderador/a. Persona que s'encarrega de moderar el contingut de les llistes de distribució. Com a mínim, n'han de tenir un, tot i que es recomana que n'hi haja dos.
  • Llista de distribució. És un mecanisme de difusió d'informació basada en el correu electrònic. Les llistes permeten enviar missatges a múltiples usuaris de forma simultània. Quan s'envia un missatge a una llista, aquest arriba als comptes de correu electrònic de totes les persones que en formen part. 
  • Propietari/ària. Persona responsable d'una llista de distribució, bústia o àlies. És l'única persona que hi pot afegir o treure membres. 
  • Rol. Cadascun dels papers que pot tenir l'usuari/ària en la gestió i administració de les llistes de correu electrònic. N'existeixen tres: propietari/ària, moderador/a i membre. 

A més de conèixer el significat d'aquests conceptes també us pot ajudar el Glossari de termes clau.


  • No labels