Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Comptes de correu electrònic d'ús col·lectiu

Taula de continguts



A la Universitat Jaume I (UJI) hi ha dos tipus principals de comptes de correu electrònic (correu-e) d'ús col·lectiu, addicionals a la corporativa d'ús individual, totes amb implementació i suport propi del Servei d'Informàtica i basades en G Suite :

  1. Bústia compartida
  2. Llista de distribució de correu (Google Grups). Noteu que aquesta inclou el que, fins ara, coneixíem com 'Àlies bàsic'.

Característiques generals

Depenent del tipus de compte de correu electrònic d'ús col·lectiu/addicional que es trie, aquestes tenen unes característiques diferenciades i limitació del nombre d'usuaris;

  • Bústia compartida: limitat a 25 usuaris només del domini@uji.es
  • Llista de distribució: il·limitat a comptes @uji.es i limitat a 4000 comptes externes (no UJI).

En una bústia compartida 'només hi ha una còpia' de cada missatge de correu electrónic rebut; si un dels integrants de la bústia compartida l'esborra, aquest és esborrat de la bústia. En canvi, en les llistes dels usuaris membres reben còpies individuals del correu original, de manera que el que face cada un amb la seua no afecta la còpia de la resta dels integrants

Com sol·licitar-ho i afegir o eliminar membres

La sol·licitud d'alta va implícita a l’acte d’afegir el primer membre. Per modificar els integrants dels dos tipus de comptes de correu electrònic d'ús col·lectiu/addicional, es procedirà de la següent manera:

- Bústia compartida: (Creació i manteniment) mitjançant el formulari SPI - 'Sol·licitud de bústia compartida'.

- Llista de distribució de correu: (Creació) mitjançant el formulari SPI - 'Sol·licitud de llista de distribució de correu'. Per sol·licitar moderar una llista manual (no automàtica), s'haurà de sol·licitar mitjançant el parte SPI - 'Petició de moderació de llistes de correu'.

Els formularis els podrà trobar a l'IGLÚ, apartat Formularis peticions SPI.

Per a demanar la baixa, cal fer-ho via el CAU (implícitament es pot fer demanant l'eliminació de tots els membres). Per al cas de llistes de distribució teniu més informació ací.

Diferències entre els tipus de compte de correu electrònic d'ús col·lectiu/addicional

- Bústia compartida

Google tracta aquest tipus com si fos un compte d'usuari, és a dir, disposa del seu propi accés al compte. Per accedir a la bústia cal entrar primer al compte d'usuari personal UJI des del gmail.uji.es (usuari/clau d'accés). És un compte complet, amb la safata d'entrada i altres funcionalitats, així com serveis de G Suite for Education (Google Calendar, Google Drive, etc.).

Una vegada autenticat al SSO i accedit al sistema de correu de Gmail, a la part superior dreta, polsar sobre la icona del perfil per desplegar un menú, en polsar sobre el nom de la bústia s'obrirà en una finestra nova, l'accés al INBOX de bústia compartida..


Açò només passa si ets membre d'alguna bústia compartida, si no ho eres, apareixerà només la configuració del compte UJI.

La bústia compartida no envia còpia dels missatges rebuts als membres com fa un àlies, per tant, s'ha de revisar la safata d'entrada des del propi compte de la bústia.

En cas de disposar d'un gestor de correu (Thunderbird, Outlook) i no sàpiga configurar-lo, haurà de sol·licitar ajuda a un operador, mitjançant un part CAU, la instal·lació de la bústia.

Les llistes de distribució de correu electrònic basades en Google Grups poden ser automàtiques o manuals.

- Calendari o Drive a una bústia compartida

Per afegir un calendari o una carpeta de l'Drive associada a una bústia compartida és necessari sol·licitar-ho mitjançant un part CAU (Centre d'Atenció a Usuaris) perquè un tècnic gestione la incorporació d'aquesta funcionalitat.

- Llista de distribució

Les llistes automàtiques són nodrides d'usuaris [via el sistema de gestió Google Grups] des de l'ERP corporatiu e-UJIer@, bé per tipus de vinculació (per exemple, tots els membres d'una Unitat Organitzativa, com un servei de l'UJI), bé col·lectius que compleixen alguna condició donada (per exemple, tot el PDI). No cal fer res per part del responsable o moderador per mantenir els membres que en formen part. La configuració ve per defecte amb els criteris amb què es va generar. Aquestes llistes són gestionades íntegrament per la Universitat Jaume I; encara que l'usuari sol·licite la baixa, si segueix complint els requisits de pertinença a la llista, seguirà apareixent a la mateixa.

Els manuals, com el seu nom indica, són totalment gestionades pel responsable o moderador i sota la seua responsabilitat; la pertinença és nominal. El manteniment dels usuaris que la conformen es fa a través del mòdul "Consulta i gestió de llistes, bústies i àlies" dins del IGLÚ.

La llista de distribució de correu no posseeix safata d'entrada a la vista ni cap de les funcionalitats d'un compte de correu electrònic estàndard. Funcionen enviant un correu electrònic a l'adreça de la llista, sent una còpia d'aquest reenviada a cada un dels membres perquè aquests ho llegeixen en els INBOX dels comptes de correu amb les que estan subscrits.

> En les llistes automàtiques no és possible donar-se de baixa, mentre que en les manuals sí (demanant-ho al propietari de la llista).

> Un usuari pot conèixer a quines llistes o àlies està subscrit a través del mòdul "Consulta i gestió de llistes i bústies" dins el IGLÚ. A més, en el cas d'algunes llistes (les 'no corporatives'), l'usuari pot '(marcar que no vull rebre correus d'aquesta llista)'.

Canvis de funcionalitat en els comptes de correu electrònic d'ús  col·lectiu/addicional en funcionament

Si utilitzeu una llista de correu i vol canviar-ho a la bústia compartida mantenint el mateix nom o canviant-lo per un altre diferent, ha de tenir molt en compte que aquest canvi comporta l'eliminació de l'àlies vigent per poder generar el nou. Aquest canvi comporta la pèrdua no recuperable de tots els missatges que puguen existir en aquest moment. Durant el temps que dure el procés de canvi no entraran nous missatges amb la consegüent pèrdua dels mateixos. Només la bústia compartida permet migrar tot el contingut a un altre.

Temps necessari per efectuar un canvi

Per a tots els casos, el canvi en un compte de correu electrònic d'ús col·lectiu/addicional té un temps estimat d'almenys 48 hores des del moment en què se sol·licita. Durant aquest temps el compte afectat NO podrà rebre nous correus.

La sincronització dels canvis realitzats a través del mòdul amb la pròpia llista automàtica es realitza totes les matinades (entre la 1:00 i les 4:00 hores), entrant immediatament en vigor, i els canvis són supervisats per un tècnic tots els matins en horari de jornada laboral.



  • No labels