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Cuentas de correo electrónico de uso colectivo

Tabla de contenidos



En la Universitat Jaume I (UJI) existen dos tipos principales de cuentas de correo electrónico (correo-e) de uso colectivo, adicionales a la corporativa de uso individual, todas con implementación y soporte propio del Servei d'Informàtica y basadas en G Suite:

  1. Buzón compartido.
  2. Lista de distribución de correo (Google Grups).  Notad que esta incluye lo que, hasta ahora, conocíamos com 'Alias básico'.

Características generales

Dependiendo del tipo de la cuenta de correo electrónico de uso colectivo/adicional que se elija, éstas tienen unas características diferenciadas y limitación del número de usuarios;

  • Buzón compartido: limitado a 25 a cuentas corporativas (sólo del dominio @uji.es).
  • Lista de distribución:  ilimitado a cuentas corporativas (@uji.es) y limitado a 4000 cuentas externas (no UJI).

En un buzón compartido 'sólo hay una copia' de cada mensaje de correo electrónico recibido; si uno de los integrantes del buzón compartido lo borra, éste es borrado del buzón. En cambio, en las listas los usuarios miembros reciben copias individuales del correo original, de forma que lo que haga cada uno con la suya no afecta a la copia del resto de los integrantes.

Cómo solicitarlo y añadir o eliminar miembros

La solicitud de alta va implícita al acto de añadir el primer miembro. Para modificar los integrantes de los dos tipos de cuentas de correo electrónico de uso colectivo/adicional, se procederá de la siguiente manera:

- Buzón compartido: (Creación y mantenimiento) mediante el formulario SPI – 'Solicitud de buzón compartido'.

- Lista de distribución de correo: (Creación) mediante el formulario SPI – 'Solicitud de lista de distribución de correo'. Para solicitar moderar una lista manual (no automática), se deberá solicitar mediante el parte SPI – 'Petición de moderación de listas de correo'.

Los formularios los podrá encontrar en el IGLÚ, apartado Formularios peticiones SPI.

Para pedir la baja, ha de hacerse vía el CAU (implícitamente se puede hacer pidiendo la eliminación de todos los miembros). Para el caso de listas de distribución tenéis más información aquí.

Diferencias entre los tipos de cuenta de correo electrónico de uso colectivo/adicional

- Buzón compartido

Google trata este tipo como si fuera una cuenta de usuario, es decir, dispone de su propio acceso a la cuenta. Para acceder al buzón hay que entrar primero a la cuenta de usuario personal UJI desde el gmail.uji.es (usuario/clave de acceso). Es una cuenta completa, con su bandeja de entrada y demás funcionalidades, así como servicios de G Suite for Education (Google Calendar, Google Drive, etc.).

Una vez autenticado en el SSO y accedido al sistema de correo de Gmail, en la parte superior derecha, pulsar sobre el icono del perfil para desplegar un menú, al pulsar sobre el nombre del buzón se abrirá en ventana nueva, el acceso al INBOX de buzón compartido.



Esto sólo sucede si eres miembro de algún buzón compartido, si no lo eres, aparecerá sólo la configuración de su cuenta UJI.

El buzón compartido no envía copia de los mensajes recibidos a los miembros como hace un alias, por tanto, se debe revisar la bandeja de entrada desde la propia cuenta del buzón compartido.

En caso de disponer de un gestor de correo (Thunderbird, Outlook) y no saber configurarlo, deberá solicitar ayuda a un operador, mediante un parte CAU, la instalación del buzón compartido.

Las listas de distribución de correo electrónico basadas en Google Grups pueden ser automáticas o manuales.

- Calendar o Drive en un buzón compartido

Para añadir un calendario o una carpeta del Drive asociada a un buzón compartido es necesario solicitarlo mediante un parte CAU (Centro de Atención a Usuarios) para que un técnico gestione la incorporación de esta funcionalidad.

- Lista de distribución

Las listas automáticas son nutridas de usuarios [vía el sistema de administración de Google Grups] desde el ERP corporativo e-UJIer@, bien por tipo de vinculación (por ejemplo, todos los miembros de una Unidad Organizativa, como un servicio de la UJI), bien colectivos que cumplen alguna condición dada (por ejemplo, todo el PDI). No hay que hacer nada por parte del responsable o moderador para mantener los miembros que forman parte de ella. La configuración viene predeterminada con los criterios con los que se generó. Estas listas son gestionadas íntegramente por la Universitat Jaume I; aunque el usuario solicite la baja, si sigue cumpliendo los requisitos de pertenencia a la lista, seguirá apareciendo en la misma.

Los manuales, como su nombre indica, son totalmente gestionadas por el responsable o moderador y bajo su responsabilidad; la pertenencia es nominal. El mantenimiento de los usuarios que la conforman se hace a través del módulo "Consulta y gestión de listas, buzones y alias" dentro del IGLÚ.

La lista de distribución de correo no posee bandeja de entrada a la vista ni ninguna de las funcionalidades de una cuenta de correo electrónico estándar. Funcionan enviando un correo electrónico a la dirección de la lista, siendo una copia de éste reenviada a cada uno de los miembros para que éstos los lean en los INBOX de las cuentas de correo con las que están suscritos.

> En las listas automáticas no es posible darse de baja, mientras que en las manuales sí (solicitándolo al propietario de la lista).

> Un usuario puede conocer a qué listas o alias está suscrito a través del módulo "Consulta y gestión de listas, buzones y alias" dentro del IGLÚ. Además, en el caso de algunas listas (las 'no corporativas'), el usuario puede '(marcar que no vull rebre correus d'aquesta llista/marcar que no quiero recibir correos de esta lista)'.

Cambios de funcionalidad en las cuentas de correo electrónico de uso colectivo/adicional en funcionamiento

Si está utilizando una lista de correo y quiere cambiarlo a buzón compartido manteniendo el mismo nombre o cambiándolo por otro distinto, deberá tener muy en cuenta que este cambio comporta la eliminación del alias vigente para poder generar el nuevo. Este cambio conlleva la pérdida no recuperable de todos los mensajes que puedan existir en ese momento. Durante el tiempo que dure el proceso de cambio no entrarán nuevos mensajes con la consiguiente pérdida de los mismos. Sólo el buzón compartido permite migrar todo el contenido a otro.

Tiempo necesario para efectuar un cambio

Para todos los casos, el cambio en una cuenta de correo electrónico de uso colectivo/adicional tiene un tiempo estimado de al menos 48 horas desde el momento en que se solicita. Durante ese tiempo la cuenta afectada NO podrá recibir nuevos correos.

La sincronización de los cambios realizados a través del módulo con la propia lista automática se realiza todas las madrugadas (entre la 1:00 y las 4:00 horas), entrando inmediatamente en vigor, y los cambios son supervisados por un técnico todas las mañanas en horario de jornada laboral.


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