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Cuentas

Las personas vinculadas a la Universitat Jaume I (UJI) y que forman parte de la comunidad universitaria, tienen derecho —y en los casos de relación laboral o docente activa, la obligación— a disponer de una cuenta corporativa de usuario.

Vínculo con la UJI. Tipos

Se entiende por vínculo la relación que las personas que forman parte de la comunidad universitaria mantienen con la UJI. Éste, ordenado por precedencia, puede ser:

  1. Laboral actual (PAS y PDI).
  2. Docente actual (estudiantado).
  3. Soporte externo actual (personal de empresas en las que se externaliza la prestación presencial de servicios).
  4. Otros actual.
  5. Laboral pasada (Senior y Prioris).
  6. Docente pasada (Alumni).
  7. Soporte externo pasada (Prioris).
  8. Otros pasada (Prioris).

Atención al vínculo 'Tercers (clients i proveïdors) (5)'

Este vínculo no da acceso a cuenta corporativa de usuario (es el vínculo básico para las relaciones económicas con la UJI)

Nótese que los vínculos van ligados a una 'situación administrativa o relación contractual o de colaboración, presente o pasada' y no son 'prorrogables' más allá de éstas. En caso de pérdida, sólo se puede optar a otro vínculo de menor precedencia, si existe y sin perjuicio de cumplir las condiciones requeridas.

En el caso de los estudiantes, el vínculo permanece abierto hasta que se expida el título, momento en el que se cierra el expediente. Ello es así incluso en el caso de que, en un momento dado, el estudiante no esté matriculado en algún curso; en ese caso, el alumno no tiene acceso a los beneficios derivados de la matrícula (v. g., acceso al crédito de impresión, MS Office 365...) pero conserva la cuenta.

Cuenta corporativa de usuario

Una vez registrados los datos en IGLU se genera la cuenta corporativa. Este es un proceso automático para los vínculos de tipo ‘laboral actual’ o ‘docente actual’, y potestativo en otros casos. En esos casos (vínculo del tipo ‘soporte externo’ y ‘otros’) ha de ser la unidad organizativa de la UJI quien le pida al Servei d’Informàtica (SI) que genere la cuenta corporativa de usuario; para estos casos el vinculo ha de tener, necesariamente, fecha de finalización.

No obstante, el personal que tiene vinculo del tipo ‘soporte externo’ y ‘otros’ y preste servicio en entidades dependientes de la UJI, en virtud de un contrato de encargo de tratamiento o de encomienda de gestión, puede tener un vinculo sin fecha de finalización (i. e., indefinido). En este caso, es la entidad dependiente la responsable de notificar al SI las bajas de su personal de estos tipos.

En el caso de vínculos del tipo ‘pasada’, la cuenta corporativa ya existe y es el propio IGLU quien modifica el tipo de vínculo, de forma automática, y lo actualiza al tipo ‘pasada’.

Precedencia de las cuentas según el vínculo que las subtiende

Comoquiera que una persona puede disponer de varios vínculos con la UJI, y mientras no se implante la unificación de cuentas (una persona una única cuenta con los roles que apliquen), también dispondrá de varias cuentas. Evidentemente esto es un foco de problemas, pues ha de usarse la cuenta adecuada para el fin perseguido.

Obviamente, las cuentas tienen diferentes precedencias y éstas se corresponden con el orden de los vínculos dado anteriormente. De esta forma, cuando se pierde un vínculo con la universidad, la cuenta asociada también finalizará; en esa situación, la cuenta principal pasará a ser la ligada al vínculo activo de mayor precedencia. Lo mismo ocurre a la inversa: en caso de que la persona acceda a una vinculación de mayor precedencia, la cuenta principal pasará a ser la ligada al vínculo activo de mayor precedencia.

Evolución de los estados de la cuenta

¿Qué ocurre con una cuenta corporativa cuando se pierde el vínculo? Durante un año, después de tener el vínculo caducado, la cuenta corporativa está activa, sin perjuicio de perder acceso a otros servicios asociados con la cuenta, como las listas de correo-e o el acceso a diferentes consultas de IGLU, pues el acceso a estos puede requerir mantener una posición en el organigrama de la UJI.

Una vez pasado el año de cortesía, la cuenta se fideliza (vínculos del tipo ‘pasada’), de forma indefinida, hasta que el usuario o usuaria decida que no desea seguir (en este caso se suspende la cuenta corporativa; esto se indica en la fecha fin de la cuenta).

Para mantenerla, durante un intervalo de 20 días antes y 20 después de la fecha de finalización, puede acceder al formulario del IGLÚ [IGLU > Información personal > Credenciales] Confirmación de uso de la cuenta corporativa de la UJI manifestando su voluntad de seguir usándola.

Cancelación de la cuenta corporativa de usuario

En cualquier caso, si el usuario o usuaria decide cancelar su cuenta, puede solicitarlo vía Registro General y se procederá a finalizar la cuenta corporativa de usuario. Inmediatamente, a la cuenta se le asigna una clave aleatoria, de forma que el usuario no puede acceder ya a la misma. Pasados quince días, la cuenta pasa al estado de ‘suspensión’; eso implica, v. g., que el remitente de un correo-e a esa cuenta reciba una respuesta diciéndole que el destinatario no ha recibido aquel correo-e.

Roles

A diferencia de la cuenta corporativa de usuario, que es universal para la comunidad universitaria, existen roles que habilitan al usuario a realizar determinadas acciones o le conceden ciertos derechos de acceso, que dependen, bien del vínculo del usuario con la UJI, bien de su posición en el organigrama corporativo (plaza) o, incluso, pueden ser atribuidos nominalmente (por el responsable/titular de la Unidad Organizativa (UO) prestadora del servicio).

Algunos de estos roles son automáticos, v.g. el derecho de inicio de sesión (Windows) en los equipos asociados a la UO a la que pertenece la persona o acceso al disco compartido (X) de la UO. Otros se han de solicitar ex profeso, v.g. “Sol·licitud d'àlies i bústia compartida”, “Sol·licitud d'obertura d'un compte d'explotació”… Podéis consultar todos los procedimientos disponibles en Formularios peticiones (SPI).

Cómo afecta la cancelación de un vínculo a los roles asociados a una cuenta

La pérdida del vínculo con la UJI supone la pérdida inmediata de los derechos asociados al rol que el usuario pudiera tener concedidos. Los roles se restauran si lo hace el vínculo. En el caso de los concedidos mediante SPI a la persona (explícitos/nominales), se restauran, si lo hace el vínculo, sólo hasta que expire el plazo máximo de concesión (si lo hay).

Procedimiento de gestión de las ubicaciones lógicas

Es importante conocer el procedimiento de gestión de las ubicaciones lógicas, que son una especie de equivalente UJI a las Unidades Organizativas (UO) que aparecen a la literatura sobre estructura organizacional. La existencia de la ubicación lógica en el ERP e-UJIer@ es condición necesaria para poder contratar a personal, disponer de espacios físicos (notad que hay casos de UO que tienen miembros de otras UO existentes, como por ejemplo algún instituto, que sólo necesitan espacios) o poder acceder a servicios como por ejemplo la telefonía o disponer de una cuenta corporativa.

Cuando algún órgano de dirección de la UJI decide crear una nueva ubicación lógica (UO) tiene que seguir estos pasos:

  1. Se tiene que dirigir a la Secretaría General para pedirla, incluyendo la propuesta del nombre y del acrónimo.
  2. Ésta se dirige a la Oficina Técnica de Obras y Proyectos (OTOP) para que la cree. A partir de este momento, la OTOP, a propuesta del vicerrectorado con competencias sobre infraestructura física, ya puede asignarle ubicaciones físicas.
  3. La OTOP lo notifica al:
    1. Servicio de Recursos Humanos (SRH) para que, si la nueva UO ha de disponer de RR. HH., cree los vínculos (o le asigna alguno de los existentes) y subvínculos.
    2. Servicio de Informática para que cree los grupos de usuario adecuados a los servidores corporativos, incluyendo al controlador de dominio de MS Windows. Éstos, necesarios para la operativa ligada a las cuentas corporativas, dependen, subsidiariamente, de los vínculos y subvínculos previamente creados por el SRH. 

Notad que, además de la creación, hay otras acciones posibles como por ejemplo cambio de nombre, agrupación de unidades o baja (que no eliminación -dado que hay que garantizar la coherencia de los datos históricos), que hay que tratar siguiendo este mismo guion.

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