Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata


Què és Peticions de compres menors?

És una aplicació pensada perquè el personal administratiu i el professorat puguen crear i registrar peticions de compres menors vinculades al Servei de Contractació i Assumptes Generals, les unitats de gestió i els centres de la Universitat Jaume I (UJI) de Castelló. Un cop es registra la petició, es pot enllaçar a una comanda a través de l'aplicació Comandes menors i seguir tot el procediment fins a tancar-la. Per a més informació vegeu el manual de Comandes menors

Accés a l'aplicació 

Heu d'accedir a través de la plataforma d'informació i gestió en línia IGLU i fer clic sobre Compres, situat en el menú del marge dret Assistents, com podeu veure en la imatge de sota. En aquest moment, caldrà que us identifiqueu amb el nom d'usuari i clau d'accés de l'UJI. 

Accés a l'aplicació Peticions de compres menors

Qui pot utilizar Peticions de compres menors? 

És una aplicació que pot ser utilitzada per qualsevol membre del Personal d'Administració i Serveis (PAS) o Personal Docent i Investigador (PDI) de l'UJI que necessite fer i tramitar una compra. 

Fases d'una Petició

  1. Introducció de les dades per part del peticionari: Per a més informació vegeu Com es registra una nova petició de compra?
  2. Conformitat Director de Projecte: En cas que la compra vaja a càrrec d'un projecte d'investigació li arribarà al responsable del projecte per a que puga firmar o denegar la petició. Per a més informació vegeu Com es signen les peticions de compra?
  3. Conformitat Director Departament/Cap Servei: En tots el casos les peticions passaran per la signatura del Director del Departament/Cap de Servei corresponent a la Unitat Peticionaria o persona en la que delegen la seua signatura. Per a més informació vegeu Com es signen les peticions de compra?
  4. Conformitat Gabinet de Planificació i Prospectiva Tecnològica: En el cas de que la petició siga un Servei i vaja a càrrec de la aplicació 2257, passarà per la conformitat del Gabinet de Planificació i Prospectiva Tecnològica per verificar temes de Protecció de Dades i Confidencialitat.
  5. Conformitat Cap Servei d'Informàtica: En el cas de que la petició vaja a càrrec de les aplicacions 6511 i/o 2226 passarà per la conformitat del Servei d'Informàtica.
  6. Comanda remitida a la UG: Finalment la Petició arriba a aquesta fase per a que la UG puga incorporar-la al sistema de Comandes Menors (GRE), denegar-la si escau o procedir finalment al seu tancament. Per a més informació vegeu Com es tanquen o deneguen les peticions de compra?

La pàgina d'inici de Peticions de compres menors

Quan accediu a Peticions de compres menors, la primera pantalla que apareix és com la següent:  

Pantalla d'inici de Peticions de compres menors

Com podeu observar en la imatge de dalt, des d'ací podeu accedir a les diverses opcions: 

  • Nova petició de compres menors: heu d'accedir a aquesta opció per crear una nova petició. Per a més informació vegeu Com es registra una nova petició de compra?
  • Consulta de peticions de compres: a través d'aquest enllaç podreu consultar les peticions de compra que hàgeu tramitat. Les unitats de gestió tindran accés a totes les sol·licituds del seu àmbit. Aneu a Com es registra una nova petició de compra? per tal d'ampliar la informació. 
  • Peticions de compres - Firmar: des d'ací els responsables de conformar la contractació poden signar o denegar les peticions, delegar la seua firma perquè una altra persona puga signar peticions o consultar l'històric de sol·licituds ja signades. Per a més informació consulteu Com es signen les peticions de compra? 
  • Tancament/Consulta peticions contractació/UG: opció limitada al Servei de Contractació i les unitats de gestió perquè puguen consultar totes les peticions en curs, tancar-les o denegar-les. Per a més informació vegeu Com es tanquen o deneguen les peticions de compra? 

Com es registra una nova petició de compra?

Com s'ha mencionat per crear una sol·licitud heu de prémer l'opció Nova petició de compres menors des de la pàgina d'inici de l'aplicació. Aleshores veure que s'obri la primera pantalla on s'han d'especificar les dades del sol·licitant i el tipus de petició. Fixeu-vos que els camps obligatoris estan marcats amb un asterisc. El sistema identifica i emplena automàticament les dades del sol·licitant segons l'usuari amb el qual heu accedit a l'aplicació, però podeu canviar-les si heu de tramitar la petició en nom d'una altra persona. Cal que marqueu l'Objecte de la sol·licitud, és a dir, que indiqueu si es tracta de material d'oficina, material inventariable, serveis, obres o contractes artístics. És obligatori, a més, que llegiu i marqueu la declaració de no fraccionament per a poder continuar. Un cop ho feu, podeu pitjar sobre la fletxa que hi ha en la part inferior de la pantalla (marcada en roig en la imatge de sota). 

A continuació, en la segona pantalla, cal que establiu les dades i característiques de la compra que voleu tramitar. Cal destacar que els camps que apareixen en aquesta pantalla canvien en funció del tipus de petició que hàgeu especificat. En la part de sota, a més, podeu incloure els proveïdors i els pressupostos corresponents polsant la icona del signe de la suma . Abans d'indicar un proveïdor, però, heu de comprovar el seu saldo a través de l'enllaç Consulta Saldo Proveïdor. En la finestra que s'obri, cal que seleccioneu el proveïdor que voleu consultar, la Unitat Funcional i la Unitat Peticionària. Per passar a la següent pantalla heu de prémer la fletxa de la part de sota. 

Característiques de la petició

En la tercera pantalla, com podeu observar en la imatge de sota, podeu introduir l'estructura pressupostària. Heu de tenir present que si la compra va a càrrec d'un projecte d'investigació, heu de marcar la casella La imputació anirà a càrrec d'un projecte d'investigació i especificar obligatòriament l'estructura pressupostària a través de la icona del signe de la suma . Cal destacar que, posteriorment, el responsable de conformar la petició podrà emplenar o modificar l'estructura pressupostària quan la firme. Per a més informació vegeu Com es signen les peticions de compra? Per passar a la següent pantalla cal que polseu la fletxa de la part de sota. 

Estructura pressupostària

En l'última pantalla, apareix un resum de la petició que esteu tramitant. Heu de pitjar en la icona del sobre, marcada en roig en la imatge de sota, per enviar-la a signar i que siga aprovada pel responsable. Per a més informació vegeu Com es signen les peticions de compra? 

Resum de la petició per enviar-la a signar

Podeu accedir a totes les peticions de compres que hàgeu creat a través de l'opció Consultes peticions compres de la pàgina d'inici. Com podeu observar en la següent imatge, podreu accedir tant a les sol·licituds Pendents de firmar com a tot l'Històric

Consulta de les peticions de compres pendents i l'històric

Com es signen les peticions de compra? 

Els responsables de conformar una contractació rebreu un correu electrònic de notificació quan tingueu una petició de compra pendent de signar. El correu inclou un enllaç directe a la petició perquè la pugueu firmar i autoritzar. Cal subratllar que en cas que la compra vaja a càrrec d'un projecte d'investigació, primer, li arribarà al responsable del projecte. En qualsevol cas, després, es derivarà al director/a del departament, al director/a de centre o al cap de servei perquè puguen signar o denegar la sol·licitud. També podeu accedir a les peticions pendents de signar des de l'opció Petició de compres - Firmar de la pàgina d'inici. Un cop entreu a la petició pendent de firmar, s'obrirà una fitxa amb totes les dades i característiques de la sol·licitud. Com podeu observar en aquesta imatge, des d'ací podeu Firmar o Denegar la petició.

Pantalla per signar les peticions de compres

Quan pitgeu sobre Firmar o Denegar, es mostrarà un missatge de confirmació. En cas que la signeu, apareixerà un desglossament on podreu consultar el detall de la petició. Heu de tenir present que quan firmeu una petició, els responsables podeu acceptar l’estructura pressupostària que haja indicat el sol·licitant, modificar-la si ho considereu necessari o emplenar-la en cas que el peticionari no haja fet (Imputació pressupostària). Recordeu que si es tracta d'un projecte d'investigació és obligatori que el sol·licitant haja especificat l'estructura pressupostària. 

Una vegada signada i autoritzada la petició el Servei de Contractació o la unitat de gestió corresponen haurà d’anar a l'aplicació de Comandes menors de l'Oracle i seleccionar el mòdul Introducció de la comanda. Per a més informació consulteu el punt Com s'introdueix una comanda? del manual de Comandes menors on s'explica amb detall aquest procediment. Cal que el Servei de Contractació o unitat de gestió emplene la capçalera del formulari (proveïdor, objecte del contracte...) i la guarde. Aleshores, s'obtindrà un nombre de comanda i, a continuació, caldrà que polse el botó Peticions per enllaçar la comanda a una petició. 

Delegació de firma 

Cada responsable pot delegar la seua firma en un altre usuari. Per fer-ho heu de pitjar Delegació de firma des de l'opció Petició de compres - Firmar de la pàgina d'inici, com podeu observar en la següent imatge. 

Delegació de firma

En la finestra que s'obri veureu que en la part superior apareixen les delegacions que tingueu actives (Firmes delegades). Podeu agregar una nova delegació en la part de sota. Cal que fiqueu el nom d'usuari de l'UJI de la persona a qui voleu autoritzar perquè signe (Usuari corporatiu), la Data inici a partir de la qual podrà firmar i la Data fi. Finalment, premeu Afegir. Aleshores apareixerà en la taula de dalt com a delegació de firma activa. Heu de tenir en compte que durant el període que hàgeu especificat aquest usuari rebrà les notificacions de peticions de compra com vosaltres i també les podrà signar i, per tant, autoritzar. 

Pantalla per agregar una delegació de firma

Consultar les sol·licituds ja signades 

Des de Petició de compres - Firmar també podeu accedir a totes les peticions que hàgeu firmat com a responsables. Cal que feu clic sobre Consultar sol·licituds ja signades, com podeu observar en la imatge de sota. Des d'aquesta opció. les unitats de gestió tenen accés a totes les sol·licituds del seu àmbit.

Consultar peticions ja signades

Com es tanquen o deneguen les peticions de compra?

El Servei de Contractació o les unitats de gestió tenen accés a l'opció Tancament / Consulta petició contractació / UG des de la pàgina d'inici de l'aplicació. Com podeu observar en la imatge de sota, es mostra un llistat amb les peticions en curs del vostre àmbit. 

Llistat de peticions pendents

Per veure'n el detall de cadascuna heu de fer clic sobre el nombre de la sol·licitud. Aleshores, s'obri una fitxa amb totes les seues característiques i dades. Des d'ací, podeu comprovar els proveïdors i l'estructura pressupostària. A més, també podeu Tancar o Denegar les peticions. 

Tancar o denegar una petició de compra


Les Peticions lligades a Comandes Menors (GRE) es tancaran automàticament quan totes les línies de la petició estiguen associades a Comandes Menors ja tancades. De tota manera les Peticions sempre es podran tancar manualment des de la pantalla explicada anteriorment. Mentre no siguen tancades d'alguna de les dues formes, les Peticions romandran en la pantalla de Tancament/Consulta petició contractació/UG.

Resolució de dubtes

Per qualsevol dubte o consulta relativa al funcionament o desenvolupament de l'aplicació, heu de contactar amb Nuria Almela, del Servei de Contractació i Assumptes Generals a través de l'adreça electrònica marza@uji.es o amb Victor Viciano, cap de Secció de Gestió Econòmica al correu electrònic vicianov@uji.es

Resolució de problemes

Davant qualsevol problema en el funcionament de l'aplicació, us podeu posar en contacte amb el Centre d'Atenció a Usuaris (CAU) del Servei d'Informàtica de la Universitat Jaume I de Castelló. Podeu telefonar al CAU al (964 38) 7400 dins de l'horari d'atenció telefònica (de dilluns a dijous de 08.30 a 19.00h i els divendres de 09.30 a 17.00h), enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica cau@uji.es o crear una incidència a través de l'aplicació CAU http://cau.uji.es/. Serà atesa tan ràpidament com siga possible i amb el millor servei disponible.

Glossari 

A més de conèixer el significat d'aquests conceptes també us pot ajudar consultar el Glossari de termes clau. 



  • No labels