Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Què és SPI? 

SPI és una plataforma informàtica que permet a qualsevol usuari/ària de la comunitat universitària generar i tramitar sol·licituds, de forma electrònica, sobre determinats procediments o intervencions que gestionen els diferents serveis de la Universitat Jaume I (UJI) de Castelló. A través d'aquesta eina es realitzen les peticions, per exemple, d'ampliació del compte d'usuari/ària de l'UJI, de convocatòria de beques de col·laboració, de recollida de residus, d'assessorament lingüístic o de notificació d'incidències de seguretat, entre d'altres. Cadascuna de les sol·licituds fa referència a un procediment específic i consta d'un formulari de gestió concret.  

Algunes de les peticions que es generen a través d'aquesta aplicació requereixen de la signatura del o la cap del servei o del director/a de departament corresponent perquè continuen el seu curs o es facen efectives i, d'altres, precisen de la firma de la persona sol·licitant durant la seua tramitació. A més d'incloure el procés de signar, la mateixa plataforma permet als usuaris seguir l'estat en què es troba la seua sol·licitud, és a dir, si està en curs i si ha sigut denegada, cancel·lada o tancada. Alhora, els caps de servei i els directors de departament poden buscar i consultar totes les peticions que s'hagen realitzat en el seu servei per veure'n l'estat de tramitació i evolució. 

Accés a l'aplicació

L'aplicació es troba en la plataforma d'informació i gestió en línia IGLU > Eines de gestió > Formularis peticions (SPI). Hi podeu accedir a través del següent enllaç https://e-ujier.uji.es/pls/www/gri_ass.spi020001

Qui pot utilitzar SPI? 

Aquesta plataforma informàtica pot ser útil per a qualsevol membre de la comunitat universitària de l'UJI que necessite fer una de les peticions previstes en SPI. Cal subratllar que per accedir a l'aplicació us heu d'identificar amb el nom d'usuari/ària i clau d'accés de l'UJI. Heu de tenir en compte, però, que segons el vostre perfil podreu realitzar unes sol·licituds o d'altres i unes accions determinades en l'aplicació SPI: 

  • Cap de servei o director/a de departamentcom tots els usuaris de l'UJI poden fer peticions i consultar-les per veure el seu estat. Però, a més, específicament són els encarregats de signar i autoritzar aquelles sol·licituds que requerisquen de la firma del cap o la cap de servei o del director/a de departament. A més, poden autoritzar a d'altres usuaris perquè vegen les sol·licituds que estan pendents dins del seu servei o departament i delegar la seua firma perquè una altra persona puga signar-les, tant de tots els procediments de la seua àrea com només d'un determinat formulari.
  • Personal d'Administració i Serveis (PAS), Personal Docent i Investigador (PDI) i estudiantat: aquests usuaris poden realitzar peticions, tot i que només sobre aquells procediments que tinguen autorització, d'acord al seu perfil. Un cop realitzades, poden consultar-les per veure el seu estat. També poden signar-les, però només quan una de les fases de tramitació precise de la firma de la persona sol·licitant. Cal destacar que també poden gestionar peticions d'usuaris convidats, és a dir, externs a la comunitat universitària que disposen de compte d'usuari/ària i clau d'accés corporatius. 

La pàgina d'inici d'SPI

Quan accediu a l'aplicació, la pàgina d'inici es presenta d'una o altra manera segons el perfil d'usuari/ària que tingueu. Si sou cap de servei, director/a de departament o un usuari/ària amb autoritzacions per consultar sol·licituds pendents i/o tancades o signar peticions es mostrarà així: 

Pàgina d'inici d'SPI per als caps de servei o directors de departament

Com podeu veure en la imatge superior, a través de la pàgina d'inici, podeu accedir a: 

  • Les meues sol·licituds
  • Signar sol·licituds 
    • Signar sol·licituds: apartat des d'on podeu signar una sol·licitud, quan el procediment requerisca de la firma dels caps del servei o dels directors de departament corresponent. Per a més informació consulteu Com s'autoritzen i se signen les peticions?
  • Opcions per consultar sol·licituds
    • Consulta de sol·licituds pendents: podeu accedir a les peticions pendents tant de tot el vostre servei (o departament) com només a les firmades per vosaltres. Per a més informació vegeu Consultar les sol·licitud pendents o tancades. 
    • Consulta de sol·licituds tancades: podeu veure les peticions que estiguen tancades tant de tot el vostre servei (o departament) com les que hàgeu firmat vosaltres. Aneu a Consultar les sol·licituds pendents o tancades per a obtenir més informació. 
    • Cercar sol·licituds: pitjant aquesta opció podeu cercar les peticions vinculades al vostre servei, independentment de l'estat en què es troben. Per a tenir més informació consulteu Com es busquen les peticions? 
  • Opcions com a CAP de servei 
    • Autoritzacions a les sol·licituds pendents: des d'ací podeu donar permís a un usuari/ària determinat perquè puga accedir i veure les peticions que estiguen pendents dins del vostre servei o departament. Per a més informació vegeu Autoritzar usuaris a accedir a les sol·licituds pendents. 
    • Delegació de firma de CAP de servei: a través d'aquesta opció podeu autoritzar un altre usuari/ària perquè puga firmar les sol·licituds en nom vostre com a cap de servei o director/a de departament. Per a obtenir més informació aneu a Delegar la vostra signatura. 
    • Monitor de sol·licituds: pitjant aquesta opció podeu accedir a un resum amb una espècie d'auditoria de les peticions que s'hagen fet sobre un servei i/o procediment determinat. Per a més informació vegeu Control de les sol·licituds. 
  • Altres opcions
    • Configuració personal: a través d'aquest enllaç podeu definir la forma en què voleu que es mostren les peticions en la pantalla. Podeu establir que es veja un número concret de sol·licituds per pantalla, que estiguen ordenades de forma Descendent o Ascendent i que aquests filtres s'apliquen per defecte o no, com podeu observar en la imatge de sota.
      Configuració personal SPI

I si sou PAS, PDI, estudiantat o usuaris convidats la primera pantalla que veureu serà com la següent: 

Pàgina d'inici d'SPI per a PAS, PDI, estudiantat o usuaris convidats

Com podeu observar en la imatge superior, a través de la pàgina d'inici, podeu accedir a les següents opcions: 

  • Les meues sol·licituds
    • Nova sol·licitud: pitjant ací podeu generar una nova sol·licitud d'un dels procediments que estigueu autoritzats. Per a més informació consulteu Com es realitza una nova petició? 
    • Consulta de sol·licituds realitzades: a través d'aquesta opció podeu veure totes les sol·licituds que hàgeu creat. Aneu a Com es consulten les peticions realitzades? per a tenir més informació. 
  • Signar sol·licituds
    • Firmar sol·licituds: aquest apartat només s'activa i es mostra quan genereu peticions que, durant la seua tramitació, precisen de la vostra signatura com a sol·licitants. També està habilitat per aquelles persones que estan autoritzades a signar una sol·licitud durant la seua tramitació o aquelles a qui el cap o la cap del servei ha delegat la seua firma. Per a més informació vegeu Signar una petició
  • Altres opcions
    • Configuració personal: com els caps de servei o directors de departament, a través d'aquesta opció, podeu especificar la manera en què desitgeu que es vegen les sol·licituds en la pantalla. Com ja s'ha explicat anteriorment, podeu establir que es veja un número concret de peticions per pantalla, que estiguen ordenades de forma descendent o ascendent i que aquests filtres s'apliquen o no per defecte.  

A més, tots els usuaris teniu des de la pàgina d'inici un enllaç directe a les Instruccions d'ús del SPI.

Cal destacar que navegant per les diverses pàgines que presenta l'aplicació us trobareu amb una icona d'una fletxa , situada en la part de sota, per poder anar enrere o directament a la pàgina d'inici de l'aplicació. 

A continuació, en els següents punts del manual, s'expliquen amb detall totes les accions i tasques que podeu fer en aquesta plataforma, en funció del vostre perfil d'usuari/ària.

Com es realitza una nova petició?

Com s'ha explicat en Qui pot utilitzar SPI? tots els usuaris de l'UJI podeu generar una nova petició a través d'aquesta plataforma. Només cal que feu clic en l'opció de Nova sol·licitud de la pàgina d'inici de l'aplicació. 

Opció per crear una nova petició

A continuació, s'obrirà una pantalla amb el llistat de Procediments disponibles. Fixeu-vos que estan distribuïts per Categoria i mostren el Servei del qual depenen i el tipus de Formulari amb el tràmit que podeu gestionar. A més, disposeu d'una columna amb les preguntes freqüents FAQ que inclouen informació complementària sobre cadascuna de les peticions. Heu de tenir present que cada servei de l'UJI demana a la Unitat d'Anàlisi i Desenvolupament TI (UADTI) els procediments que vol que estiguen automatitzats i, per tant, que es tramiten de forma electrònica a través de la plataforma SPI. 

Llistat de procediments disponibles

Com podeu veure en la imatge superior, els procediments es divideixen en categories i cada usuari/ària podreu tramitar-ne uns o d'altres en funció del vostre perfil: 

  • Infraestructures i manteniment: acull procediments relacionats, per exemple, amb els serveis de telefonia o noves instal·lacions i equipament. 
  • Recursos electrònics: peticions vinculades al compte d'usuari/ària, la instal·lació de programari a les aules o a l'àlies i la bústia compartida, entre d'altres. 
  • Beques: mostra els formularis de sol·licituds de convocatòries de beques de col·laboració.  
  • Consumibles: plasma la petició de recanvi de tòner a les impressores làser dels serveis centrals.
  • Prevenció i gestió mediambiental: aquesta categoria aplega les notificacions d'accidents, incidents o condicions de treball insegures i la sol·licitud de recollida de residus o de l'estudi de condicions de treball i de medi ambient. 
  • Consultes i reclamacions: agrupen procediments com ara la sol·licitud d'actuació, davant una consulta o queixa, de la Sindicatura de Greuges de l'UJI.
  • Assessorament: recull les peticions vinculades a consultes o informes d'Assessoria Jurídica o sobre assessorament lingüístic. 

  • Biblioteca: aplega sol·licituds de telepréstec.
  • Protecció de dades: és una categoria que acull peticions, entre d'altres, d'intervenció del Gabinet de Planificació i Prospectiva Tecnològica, de tractaments especials de dades personals o notificiació d'incidències de seguretat. 

  • Acadèmica: mostra formularis sobre sol·licituds de modificació de guies docents fora de termini i canvis en els horaris de les assignatures i en el POD del professorat. Per a més informació consulteu els manuals de funcionament de Guies docents i d'Horaris i POD
  • Tràmits administratius: fa referència a peticions d'alta i baixa dels procediments en el catàleg (vegeu el manual de Catàleg de procediments per a obtenir més informació), d'introducció de dades en convocatòries ja tramitades, de signatura electrònica de resolucions i de convocatòria d'ajudes i beques. 

Per crear la sol·licitud del procediment que vulgueu heu de pitjar-hi a sobre. Seguidament, veureu que s'obri el formulari específic per a cada tipus de petició amb tots els camps i dades que heu d'omplir. En la imatge de sota, per exemple, podeu veure el formulari per tramitar l'ampliació del compte d'usuari/ària UJI. 

Exemple de formulari per a fer una petició d'ampliació de compte d'usuari UJI

Un cop empleneu tots els camps, almenys els obligatoris, podeu fer clic en la icona de següent, situada en la part de sota de la pantalla i enquadrada en roig en la imatge de sota. Si voleu conèixer més informació sobre Què és un camp obligatori? consulteu el document Elements comuns de les aplicacions

Botó per anar a la pàgina següent

Aleshores, en una nova pantalla, es mostra el resultat de la vostra petició amb totes les dades que hàgeu emplenat. Comproveu que tot és correcte i, si és així, podeu pitjar el botó Enviar (marcat en roig en la imatge de sota) per donar curs a la sol·licitud. Així, s'iniciarà el procés de tramitació.

Botó per enviar la petició

A partir d'aquest moment, podreu fer el seguiment de la vostra petició a través de l'apartat Consulta de sol·licituds realitzades des de la pàgina d'inici de la plataforma SPI, com s'explica en el punt següent del manual Com es consulten les peticions realitzades? Cal subratllar que algunes peticions requeriran de la vostra signatura com a sol·licitants, durant la tramitació, i d'altres necessitaran la firma del cap o la cap de servei o del director/a de departament per seguir el seu curs. Quan siga precisa la signatura del cap o la cap us arribarà un correu com el de sota, advertint-vos que si en un termini de 15 dies no l'aprova quedarà denegada automàticament

Notificació per comunicar que la vostra petició està en curs

En cas que la vostra petició es denegue, com a sol·licitant, també rebreu un correu electrònic recordant-vos el número de sol·licitud (l'Id que fica automàticament el sistema a cadascuna quan es genera), un enllaç directe al contingut de la petició i les observacions amb els motius per al seu rebuig. Per a més informació vegeu Com s'autoritzen i se signen les peticions?

Notificació per comunicar que la vostra petició ha sigut denegada

Com es consulten les peticions realitzades?

Tots els usuaris podeu consultar, en qualsevol moment, les peticions que hàgeu tramitat. Des de la pàgina d'inici de la plataforma SPI, heu de fer clic en l'enllaç Consulta de sol·licituds realitzades, com podeu observar en la imatge de sota. 

Consulta de peticions realitzades

En aquesta pantalla apareixeran totes les sol·licituds que hàgeu generat. Com podeu comprovar en la imatge de sota, es mostra el Número de petició, el Servei a qui s'adreça, el tipus de Formulari (és a dir, el procediment), la Data en què es va crear i l'Estat en què es troba.

Llistat de peticions realitzades

Fixeu-vos que, en la part dreta de la pantalla, podeu determinar l'estat de les peticions que voleu visualitzar en la taula. En el camp Veure sol·licituds amb l'estat cal que feu clic sobre el desplegable i escolliu un dels estats en què es pot trobar una sol·licitud. 

Veure peticions amb un estat determinat

  • En curs: quan heu fet la petició i es troba en tramitació seguint el seu curs.
  • Denegada: quan es rebutja i no s'autoritza la vostra petició. 
  • Cancel·lada: quan vosaltres, com a sol·licitants, anul·leu i interrompeu una petició que havíeu generat. 
  • Tancada: quan s'ha acabat el tràmit de la sol·licitud correctament.
  • Tots: amb aquesta opció es mostren totes les vostres peticions, independentment de l'estat en què es troben.

Aleshores, només es visualitzaran en la taula les sol·licituds que estiguen en l'estat que heu indicat. Cal destacar que, sempre que ho preveja el procediment, podreu anul·lar i aturar la vostra petició. Per fer-ho heu d'entrar dins de la sol·licitud i pitjar el botó Cancel·lar, situat en la part de sota de la pantalla, com podeu veure marcat en roig en la imatge de sota. A continuació rebreu un correu electrònic de notificació per informar-vos de la cancel·lació tant el o la sol·licitant com el o la cap del servei que la tenia pendent de resoldre.

Aturar i suspendre una petició

En la pantalla de sol·licituds realitzades també teniu la possibilitat d'Activar filtres per veure en la pantalla un número concret de peticions i que estiguen ordenades de forma Descendent o Ascendent

Activar filtres

Després de detallar el número i l'ordre heu de pitjar Aplicar filtres. Per deshabilitar-los només cal que premeu Desactivar filtres. Aquests mateixos paràmetres també els podeu definir a través de l'opció Configuració personal de la pàgina d'inici de l'aplicació. Vegeu La pàgina d'inici d'SPI per a obtenir més informació.

Definir els filtres

Com s'autoritzen i se signen les peticions?

Recordeu que algunes peticions requereixen la signatura de la persona sol·licitant durant la seua tramitació i, d'altres, precisen de la firma del cap o la cap de servei o del director/a de departament per continuar el seu curs. A més, hi ha algunes fases del procediment que també poden necessitar la signatura d'un superior. En tot cas, les persones encarregades d'aprovar i signar les peticions rebreu un correu electrònic de notificació quan tingueu pendent una petició. Com en l'exemple de sota, aquesta notificació recull el número i el tipus de sol·licitud i dos enllaços directes, un per accedir a totes les vostres peticions pendents i un altre per a consultar el contingut d'aquesta. Heu de tenir present que el sistema us enviarà el mateix missatge periòdicament, com a recordatori, fins que l'atengueu. Cal subratllar que si en un termini de 15 dies no la signeu i aproveu, es denegarà automàticament. Aleshores, el o la sol·licitant rebrà un correu electrònic indicant la denegació i el motiu

Correu electrònic per notificar que teniu una petició pendent de firmar

En cas que l'haja de signar el cap o la cap del servei o el director/a de departament, la persona sol·licitant també rebrà un correu de notificació, com el de sota. És important que tingueu en compte que aquest correu és merament informatiu. Per tant, ni l'heu de reenviar ni respondre ja que l'enviament el realitza de forma automàtica el mateix sistema SPI. Tampoc és necessari que l'imprimiu perquè el remeteu com a petició acceptada o denegada. Recordeu que l'única forma correcta d'autoritzar o denegar una petició és a través del mateix procediment establert del SPI.  

Signar una petició

Per a signar una petició cal que premeu sobre l'enllaç Signar sol·licituds de la pàgina d'inici de la plataforma. Recordeu que aquesta opció només es mostra per als següents usuaris: 

  • Els caps de servei i directors de departament.
  • Aquells a qui us haja delegat la seua firma el cap o la cap de servei. Per a més informació vegeu Delegar la vostra signatura
  • Persones encarregades d'aprovar una de les fases de tramitació d'una petició. Penseu que cada procediment té definides unes fases i cadascuna compta amb uns requisits o característiques determinades. 
  • Els sol·licitants quan una petició requerisca de la seua signatura.

Signar peticions

Seguidament, s'obri una pàgina en què trobareu el llistat de sol·licituds que tingueu pendents de firmar. Ací també teniu la possibilitat d'Activar filtres per veure en la pantalla un número concret de sol·licituds i que estiguen ordenades de forma Descendent o Ascendent. Per a més informació vegeu Com es consulten les peticions realitzades? 

Llistat de peticions pendents de signar

En aquesta pàgina, com podeu veure en la imatge superior, es mostren les següents dades de les peticions: 

  • Sol·licitud: número identificatiu (Id) que fica automàticament el sistema a cada petició quan la genera la persona sol·licitant. S'utilitza de referència per a possibles incidències.
  • Nom / Formulari: nom de la persona sol·licitant i tipus de procediment demanat.
  • Fase / Categoria: punt de la tramitació en què es troba i categoria en què es classifica el procediment. 
  • Data: dia de creació de la sol·licitud. 

Per a aprovar i signar o denegar una petició cal que pitgeu sobre el número de sol·licitud. A continuació, accedireu a una pàgina, com la de la imatge de sota, on podreu consultar la següent informació: 

  • Dades de la sol·licitud (número, formulari, data i estat) i del sol·licitant (nom i cognoms). 
  • Detall i contingut del procediment: és diferent per a cada tipus de petició.
  • Òrgan que ha de signar la sol·licitud.
  • Fases: històric de les fases per les quals ha passat la petició. 

Al final de la pantalla, trobareu els botons d'Aprovar per signar i autoritzar la sol·licitud en tràmit i el de Denegar per rebutjar la petició.

Pantalla per aprovar o denegar una petició pendent

Aprovar i signar una sol·licitud

Si pitgeu el botó Aprovar us apareixerà un missatge de confirmació com el de sota. 

Missatge de confirmació per aprovar una petició

Així, passareu a l'última pantalla del procés de signatura. En aquesta pàgina, com podeu observar en la imatge de sota, es mostra el número de sol·licitud, el tipus de procediment, el nom de la persona sol·licitant i el detall de les fases per les quals ha passat la petició. El camp Observacions està pensat per a què escriviu breument els motius d'acceptació o denegació de la petició i, així, en puga tindre constància el o la sol·licitant. Hi ha formularis en què aquest camp és obligatori i hi ha d'altres, com el de l'exemple de sota, en què és opcional. Un cop ho feu podeu polsar el botó d'Enviar, marcat en roig en la imatge. 

Enviar signatura

Una volta polseu Enviar apareix un missatge en la pantalla per informar-vos que la sol·licitud ha sigut signada. Si hi ha més fases en la tramitació del procediment passarà a la següent i seguirà el seu curs. Si amb la firma s'acaba el procediment, la persona sol·licitant rebrà un correu electrònic de notificació on se li informarà que ha estat resolta i tancada. Cal subratllar que si una fase d'un procediment requereix d'una signatura que poden tramitar diversos usuaris, només cal que la faça un, en concret, el primer que accedisca i li done curs. 

Missatge per confirmar que la petició ha sigut firmada

Aprovar i signar diverses sol·licituds de cop 

També teniu la possibilitat d'aprovar i signar diverses sol·licitats d'una volta. En aquest cas, primer heu de pitjar el botó Anar a la gestió agregada de sol·licituds que trobareu en la part superior esquerra, com podeu veure en la següent imatge.  

Anar a la gestió agregada

Aleshores, s'obri una pantalla on, primer, heu de triar un procediment o fase i, posteriorment, veureu com en la part de sota, es mostren totes les sol·licituds que tingueu pendents de firmar en aquest procediment o fase. Veueu l'Id, el nom de la persona Sol·licitant, la Fase en què es troba i la Data. En segon lloc, en la columna de la dreta, heu de marcar les peticions que vulgueu signar. Si voleu aprovar-les totes podeu prémer el botó Marcar-les totes. Fixeu-vos que si voleu tornar a la pantalla anterior podeu polsar el botó Anar a la gestió individual de sol·licituds, situat en la part superior esquerra. 

Peticions pendents de signatura

En tercer lloc i un cop hàgeu marcat les sol·licituds, en la part de sota d'aquesta mateixa pantalla, trieu la fase a la qual voleu passar les peticions, escriviu les Observacions i, finalment, premeu Signar les sol·licituds signades. Haureu passat, de cop, totes les peticions seleccionades a una fase. Com passa amb la gestió de sol·licituds individuals, si amb la firma s'acaba el procediment, la persona sol·licitant rep un correu electrònic de notificació on se li informa que la petició ha estat resolta i tancada. 

Signar les peticions seleccionades

Convé subrallar que podeu a la accedir a tota la informació d'una sol·licitud fent clic sobre la paraula Dades, emmarcada en roig en la imatge de sota. Veureu que es mostraran amb detall totes les dades de la petició. 

Dades d'una petició

I també podeu consultar totes les fases per les quals ha passat la sol·licitud pitjant sobre Fases. En la part de sota, com podeu veure en aquesta imatge, es desplegarà el detall amb la Fase, la Data, l'Estat i les Observacions

Fases d'una petició

Denegar una sol·licitud

Si, en canvi, voleu rebutjar la petició heu de pitjar el botó Denegar. En aquest cas, l'aplicació també llançarà un missatge de confirmació, en què heu de prémer Acceptar per continuar. 

Missatge de confirmació per denegar una petició

Aleshores, en la pantalla es visualitzarà un missatge d'avís en què us confirmarà que la sol·licitud ha sigut denegada. Alhora, la persona sol·licitant rebrà un correu per advertir-li que ha sigut rebutjada i el motiu que hàgeu ficat.

La petició ha sigut denegada

Delegar la vostra signatura 

Els caps de servei, els directors de departament i d'altres usuaris que estigueu autoritzats podeu cedir la vostra firma a una altra persona. L'objectiu és que puga signar totes les peticions del vostre servei o només aquelles vinculades a un formulari o procediment determinat de la vostra àrea. Podeu fer aquest procés pitjant en l'opció Delegació de firma de CAP de servei de la pàgina d'inici de la plataforma SPI. 

Delegació de firma de CAP de servei des de la pàgina d'inici

Com podeu observar en la imatge de sota, apareix una pantalla amb el llistat d'usuaris a qui heu cedit la vostra signatura (Firmes delegades). Es mostra el nom de la Persona, si té permís Com a cap (Si/No) i la Data d'inici i de fi, en cas que tinga restringit el període de signatura. També apareix el Formulari quan només tinga permís per firmar un tipus de sol·licitud. 

Pantalla per delegar la vostra signatura

Per cedir la vostra signatura a un usuari/ària heu d'omplir els camps que apareixen en l'apartat Noves delegacions i pitjar el botó Afegir

  • Compte correu: nom de l'usuari/ària de l'UJI a qui delegueu la vostra signatura.
  • Com a cap: heu de marcar aquest camp només en cas que vulgueu que l'usuari/ària puga signar totes les sol·licituds com a cap de servei o director/a de departament.
  • Data inici: podeu limitar la cessió de la vostra signatura a un termini determinat. En aquest cas, ací assenyaleu el dia a partir del qual voleu que puga firmar peticions en nom vostre.
  • Data fi: si voleu restringir el temps de delegació, en aquest camp, podeu apuntar el dia en què voleu que l'usuari/ària deixe de poder signar en el vostre nom.
  • Formulari: podeu seleccionar un dels formularis del vostre servei perquè l'usuari/ària només puga firmar les peticions referents a un procediment determinat. 

Un cop premeu Afegir veureu que l'usuari/ària a qui heu cedit la vostra signatura apareix en la taula superior de la pantalla de Firmes delegades.

Si destigeu treure-li només heu de pitjar en l'aspa que apareix al final de cada fila . D'aquesta manera eliminareu la delegació de signatura i l'usuari/ària deixarà de poder firmar en el vostre nom.

Convé subratllar que si hi ha diversos usuaris amb permís per signar una petició només caldrà que la firme un, en concret, el primer que accedisca i ho faça. 

Autoritzar usuaris a accedir a les sol·licituds pendents

Els caps de servei i els directors de departament podeu donar permís a un usuari/ària determinat perquè puga accedir i consultar les sol·licituds que estiguen pendents dins del servei o departament corresponent. Cal que pitgeu sobre l'opció Autoritzacions a les sol·licituds pendents des de la pàgina d'inici de la plataforma SPI.

Autoritzacions a les peticions pendents

Aleshores, veureu que s'obri una pantalla amb el llistat de persones a qui heu autoritzat a accedir a les sol·licituds pendents del vostre servei o departament. En la taula superior (Autoritzats a...) s'indica el nom de la Persona, la Data inici i la Data fi (en cas que tinga limitat un període d'accés).

Autoritzar a un usuari a accedir a les peticions pendents

Per agregar un nou permís cal que empleneu les Dades de la persona que voleu autoritzar i pitgeu Afegir.

  • Compte correu: nom de l'usuari/ària de l'UJI a qui voleu autoritzar.
  • Data inici: si voleu restringir el període d'autorització, ací fiqueu el dia a partir del qual l'usuari/ària tindrà permís per accedir a les sol·licituds pendents. 
  • Data fi: si establiu un termini d'autorització, en aquest camp, indiqueu el dia en què voleu que finalitze l'autorització.

Un cop premeu Afegir veureu que l'usuari/ària a qui heu donat accés apareix en la taula superior de la pantalla. 

Si destigeu eliminar una autorització només heu de pitjar en l'aspa que apareix al final de cada fila 

Com es busquen les peticions?

Els caps de servei i els directors de departament teniu a la vostra disposició l'opció Cercar sol·licituds des de la pàgina d'inici de la plataforma SPI per buscar i veure les peticions del vostre servei o departament.

Cercar peticions

A continuació, com podeu comprovar en la imatge de sota, s'obri una pàgina on podeu aplicar diversos filtres de cerca: 

  • Codi de la sol·licitud, cognoms de la persona sol·licitant o text de la petició: en aquest camp podeu ficar dades identificatives de la petició o de la persona sol·licitant. 
  • Mostrar tipus: marqueu l'opció o les opcions que vulgueu. Fan referència a l'estat de les peticions: acceptades (signades i aprovades), cancel·lades (anul·lades pel mateix o la mateixa sol·licitant), denegades (rebutjades pel cap o la cap de servei o director/a de departament) o pendents (a l'espera de ser signades). 

Un cop definiu els criteris de la vostra cerca pitgeu el botó Buscar

Cercador de peticions

Aleshores, en la part de sota de la pantalla, es mostrarà el llistat de sol·licituds que coincidisquen amb els vostres criteris de cerca. Per columnes apareixen les següents dades: 

  • Id: número identificatiu de cada petició. Recordeu que el fica automàticament l'aplicació quan l'usuari/ària la genera.
  • Sol·licitant: nom i cognoms de la persona que va fer la petició. 
  • Estat: situació en què es troba la sol·licitud.
  • Data: dia en què es va generar la petició.
  • Procediment: tipus d'operació o intervenció que s'ha demanat. 

Resultat d'una cerca de peticions

Consultar les sol·licituds pendents o tancades

Alhora, els caps de servei i directors de departament podeu accedir, des de la pàgina d'inici d'SPI, al llistat de sol·licituds pendents o tancades, tant de tot el vostre servei o departament com de les que hàgeu signat vosaltres. Com podeu observar en la imatge, per consultar aquest llistat heu de pitjar en de tot el servei o en firmades per mi de les opcions Consulta de sol·licituds pendents o Consulta de sol·licituds tancades

Consulta de peticions pendents o tancades

Tant la pantalla de sol·licituds pendents com la de tancades es presenten de la mateixa manera i ho fan igual tant per a les de tot el servei com de les signades per vosaltres. Un cop hi accediu, veureu que es mostren les peticions en una taula ordenades per servei o departament. Com podeu observar en l'exemple de sota, veureu els diversos tipus de procediments i el número de sol·licituds relacionades amb ell. En el cas de les tancades, per defecte, el sistema mostra les acceptades però a través del camp Estat sol·licituds podeu escollir quines voleu veure (AcceptadesCancel·ladesDenegades o Totes). En aquesta pàgina, també teniu la possibilitat d'Activar filtres per veure en la pantalla un número concret de sol·licituds i que estiguen ordenades de forma Descendent o Ascendent. Per a més informació vegeu Com es consulten les peticions realitzades?

Llistat de procediments per serveis o departaments

Si voleu consultar cadascuna de les sol·licituds heu de fer clic sobre el procediment. A continuació, veureu com es despleguen totes les peticions relacionades amb el procediment seleccionat. Es mostra el número de cada sol·licitud (Id), el nom i cognoms de la persona sol·licitant i la data en què es va generar la demanda.

Llistat de peticions d'un tipus de procediment

Si voleu conèixer el detall de les fases i l'estat d'una sol·licitud només cal que pitgeu en Mostrar detall, marcat en roig en la imatge superior. A continuació, com podeu comprovar en la imatge de sota, veureu les diferents fases per les quals ha passat cadascuna, la data de creació i, en la columna de la dreta, l'estat en què es troba. Podeu amagar, de nou, aquesta informació prement Ocultar detall. Heu de tenir present que, segons el tipus de procediment, una sol·licitud passa per unes fases determinades. En tot cas, tots els formularis preveuen: 

  • Fase inicial: per començar qualsevol procediment després d'haver fet una sol·licitud. 
  • Fases intermèdies: alguns procediments plantegen transicions entre la fase inicial i la final. 
  • Fase o fases finals: fase o fases que suposen la resolució i tancament del procediment. 

Mostrar detall de les peticions

I si pitgeu directament sobre el codi o número (Id) d'una sol·licitud accedireu al seu formulari. Com podeu veure en l'exemple de la imatge de sota, es mostren totes les dades de la petició i en la part de sota un resum de les fases per les quals ha passat. 

Contingut d'una petició

Si desitgeu consultar qui és la persona que va firmar la petició pitgeu sobre Veure qui firma, marcat en roig en la imatge de sota.

Veure qui firma

Seguidament apareixerà en Tancat per el nom i cognoms de la persona que l'ha signat. 

Visualització de la signatura

Control de les sol·licituds

Els caps de servei i directors de departament també podeu fer un control de les peticions del vostre servei o departament a través de l'opció Monitor de sol·licituds des de la pàgina d'inici de la plataforma SPI. 

Monitor de peticions

En la pantalla que apareix heu de seleccionar obligatòriament el Servei i el tipus de Procediment que voleu supervisar. També teniu la possibilitat d'escollir tots els procediments d'un servei.

Triar servei i procediment per mostrar un resum

A continuació, podreu observar com es presenta en la pantalla una taula i una gràfica amb les dades i l'evolució de les sol·licituds del servei i procediment que hàgeu indicat prèviament. Fixeu-vos que en la taula apareixen les peticions ordenades per anys i es veu, per columnes, el Total i si es troben AcceptadesDenegadesCancel·ladesEn curs o Incorrectes. Aquestes últimes són aquelles que per alguna incidència no s'han pogut signar i resoldre. 

Taula i gràfica amb les dades de les peticions

Teniu la possibilitat de Mostrar l'estadística de tot o només de les sol·licituds amb fases administratives. Igualment, sota la taula teniu les opcions Mostrar-ho tot per mes o Mostrar-ho tot. També teniu a la vostra disposició Refresca per actualitzar les dades de la taula i de la gràfica.

Opcions per mostrar la taula de dades amb les peticions

A més, sobre la gràfica que es mostra en la part de la dreta de la pantalla, podeu fer diverses accions. Només cal que pitgeu aquesta icona i, a continuació, seleccioneu una de les següents opcions: 

  • Print chart: permet imprimir la gràfica.
  • Download PNG image: genera i descarrega en el vostre equip una imatge en format png.
  • Download JPEG image: en aquest cas genera i descarrega en l'equip la imatge en format jpeg. 
  • Download PDF document: crea i descarrega un document en format pdf.
  • Download SVG vector image: com en els casos anteriors descarrega en l'equip un arxiu en format SVG (Scalable Vector Graphics).

Opcions de la gràfica

Si voleu accedir al detall de les sol·licituds que recull la taula estadística heu de pitjar sobre el número que apareix en una de les columnes. A continuació, en la part de sota de la pantalla, es mostrarà el llistat de peticions. Fixeu-vos que apareix el Procediment, l'Id (número identificatiu de cadascuna), el nom i cognoms de la persona Sol·licitant, la Data i el nombre de Dies passats des de l'inici de la petició. 

Llistat de peticions d'un estat determinat

A més, podeu pitjar sobre l'Id d'un dels procediments perquè es mostre, en la part dreta de la pantalla, el detall i les dades de la sol·licitud, com podeu observar en la imatge de sota. També podeu veure-la en una finestra a banda a través de l'opció Mostrar sol·licitud en una finestra apart. Teniu l'opció Ocultar detall per amagar, de nou, la informació de la petició seleccionada.

Detall d'una petició des del monitor

Resolució de dubtes

Per qualsevol dubte o consulta relativa al funcionament o desenvolupament de l'aplicació, heu de contactar amb la Unitat d'Anàlisi i Desenvolupament TI (UADTI)

Resolució de problemes

Davant qualsevol problema en el funcionament de l'aplicació, us podeu posar en contacte amb el Centre d'Atenció a Usuaris (CAU) del Servei d'Informàtica de la Universitat Jaume I de Castelló. Podeu telefonar al CAU al (964 38) 7400 dins de l'horari d'atenció telefònica (de dilluns a dijous de 08.30 a 19.00h i els divendres de 09.30 a 17.00h), enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica cau@uji.es o crear una incidència a través de l'aplicació CAU http://cau.uji.es/ Serà atesa tan ràpidament com siga possible i amb el millor servei disponible.

Glossari

  • Acceptada. Estat d'una petició quan ha estat aprovada i signada pel cap o la cap de servei o director/a de departament. 
  • Cancel·lada. Estat d'una petició quan el mateix usuari/ària sol·licitant l'anul·la i la interromp. 
  • Categoria. Cadascuna de les classes de peticions que es poden gestionar i tramitar a través de l'aplicació del SPI. 
  • Denegada. Estat d'una petició quan es rebutja i no s'autoritza.
  • En curs. Estat d'una sol·licitud quan s'ha iniciat i es troba en tramitació seguint el seu curs.
  • Fase. Cadascuna de les etapes per les quals passa o pot passar una sol·licitud. Penseu que cada formulari té definides unes fases determinades. Totes en tenen una d'inicial i una o diverses de finals i poden tenir-ne d'intermèdies que fan de transició. A més, cada fase pot estar configurada per a què requerisca d'una signatura concreta, ja siga del cap o la cap del servei, d'un òrgan o servei determinat o del mateix o la mateixa sol·licitant.
  • Formulari. Qüestionari que consta d'espais en blanc que l'usuari/ària ha d'emplenar per a fer una sol·licitud. 
  • Incorrecta. Sol·licitud que per alguna incidència no s'ha pogut signar i, per tant, no es pot tancar el procediment.
  • Pendent. Sol·licitud que està sense resoldre's a l'espera de ser acceptada i signada. 
  • Petició (sol·licitud). Acció amb què un usuari/ària adreça una sol·licitud d'un procediment determinat, de forma electrònica, al servei o departament corresponent. 
  • Procediment. Operació o intervenció que es pot sol·licitar a través de l'aplicació del SPI. Cadascun dels procediments es tramita a través d'un formulari de petició que depén d'un servei o departament concret i es classifiquen en diverses categories.
  • Signar. Autoritzar una sol·licitud perquè seguisca el seu curs. N'hi ha algunes que, durant la gestió, requereixen de la firma de la persona sol·licitant i d'altres que precisen la signatura del cap del servei o director/a de departament perquè continuen la tramitació.
  • Sol·licitant. Usuari/ària de l'UJI que genera i realitza una petició a través d'SPI. 
  • SVG (Scalable Vector Graphics). Format d'imatge de gràfics vectorials bidimensionals. 
  • Tancada. Estat d'una sol·licitud quan s'ha acabat la seua tramitació correctament.

A més de conèixer el significat d'aquests conceptes també us pot ajudar el Glossari de termes clau.

  • No labels