Child pages
  • Instruccions per a l'ús del SPI
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Introducció

Des del Vicerectorat d’Infraestructures i Serveis (VIS), vam prendre el compromís de millorar contínuament el servei que donem a l’usuari. Per això, entre altres accions, es va procedir a canviar la plataforma informàtica que suporta les peticionsd’intervenció de l’usuari envers els serveis que depenen d’aquest vicerectorat.

Aquesta plataforma s’integra dins de l’ERP universitari IGLU i s’anomena Formularis Peticions (SPI). Accedireu a ella des del IGLU (https://e-ujier.uji.es), sota l’epígraf Eines de Gestió.

Les millores que incorpora aquesta plataforma de gestió de les relacions amb els usuaris (Customer Relationship Management, CRM), són:

• Punt únic d’entrada.
• Interfície comuna.
• Millor informació sobre la petició d’intervenció, el que permet una actuació més acurada del proveïdor del servei i per tant més rapidesa i qualitat.
• Permet a l’usuari fer el seguiment de l’estat de la seva petició.

A continuació s'expliquen les instruccions que caldrà que seguiu per al seu funcionament.

Tipus de peticions SPI

Es troben englobades dins de les següents característiques:

  • Infraestructures i manteniment
  • Recursos electrònics
  • Beques
  • Consumibles
  • Consumibles
  • Prevenció i gestió mediambiental
  • Consultes i reclamacions
  • Assessorament
  • Biblioteca
  • Protecció de dades
  • Acadèmica
  • Tràmits Administratius

Aquests tipus aniran progressivament augmentant depenent de les necessitats.

Passos a seguir en una petició SPI

Com accedir per a fer una petició SPI

En aquest punt cal significar que, la manera de realitzar una petició serà igual per a tots, és a dir, el director d'un departament o cap d'un servei haurà de realitzar els mateixos passos que qualsevol altre usuari PAS / PDI / Guest / Estudiantat (aquests últims només en alguna de les categories ofertades).

Obriu el navegador Web i introduïu la següent URL per a accedir a la Informació i Gestió en línia IGLU  http://ujiapps.uji.es/upo/rest/iglu/

Us autentiqueu en l'aplicació (nom d'usuari i clau d'accés del correu electrònic corporatiu) i polseu "Continuar".

 

 

Una vegada accediu a la pàgina de l'e-UJIer@ polseu l'enllaç "Formularis peticions (SPI)" dins d'Eines de gestió

 

 

Açò ens donarà accés al SPI.

Realització de la petició

Aquesta pantalla variarà si el sol·licitant és:

  • Cas 1) director de departament / cap de servei
  • Cas 2) PAS / PDI / Guest / estudiantat.

La imatge superior és la pantalla que veurà si l'usuari s'inclou en el Cas 1. La imatge inferior la veurà l'usuari del Cas 2. En qualsevol de les dues pantalla, haureu depolsar "Nova Sol·licitud".

 
 

Visualització Cas 1

 
 

Visualització Cas 2

Procediments disponibles

Aquesta pantalla es troba dividida en diverses categories.

Els procediments automatitzats gradualment s'aniran ampliant, conforme es vagen sol·licitant, així com la parametrització dels mateixos.

Polseu sobre la sol·licitud corresponent i ompliu els camps amb la informació que es demane per a cada cas. Disposeu a més d'una FAQ per a cada procediment on podreu trobar informació addicional sobre la petició que aneu a sol·licitar.

Com consultar les sol·licituds realitzades

Sempre i en tot moment podem consultar les peticions que hem anat realitzant. Per això, hi ha un enllaç denominat "Consulta de sol·licituds realitzades".

   
 

 
   

Independentment del tipus de sol·licitud trobarem, per ordre de número de petició,un registre de sol·licituds que poden ser, les que estan actualment en curs, denegades,cancel·lades, tancades per finalització del procés o veure totes al mateix temps. Per això, cal que polseu la casella desplegable que es troba en la part superior dreta"Veure sol·licituds amb l'estat:". Per a editar la petició cal que polse usobre el número de ordre.

   
 

 
   

Com se que tinc peticions pendents de firmar
   (Punts e) i f) sols director dept. / cap de servei o persona delegada de firma)

RECORDEU QUE: La persona encarregada d'aprovar o denegar les peticions, que en aquest cas serà el director del departament, cap del servei o persona en qui es delege, rebrà en el seu compte de correu, un missatge comunicant-li que té pendent una petició (en el missatge s'indica de quin tipus és).

 

 

MOLT IMPORTANT:

Aquest missatge no té cap validesa, és merament informatiu. No s'haurà de reenviar ni contestar ja que l'enviament el realitza el propi sistema del SPI. Tampoc s'haurà d'imprimir per a enviar-lo com a petició acceptada o denegada.

L'única forma correcta de tramitar-ho és pel procediment establert del SPI.

El sistema enviarà a manera de recordatori, un missatge cada 15 dies fins que s'atenga.

 
 

 

Com firme les peticions
   (Punts e) i f) sols director dept. / cap de servei o persona delegadade firma)

Aquest procés és molt senzill i sempre és igual. Per a firmar cal que polseu sobrel'enllaç "Firmar sol·licituds".

   
 

 
   

En aquesta pàgina trobareu la següent informació:

  • Sol·licitud: Número d'ordre del sistema i referència per a possibles incidències.
  • Nom/Formulari: Nom del peticionari i tipus de procediment sol·licitat.
  • Fase/categoria: que punt es troba la tramitació i el tipus de procediment.
  • Data: Data en les que passa d'una fase a una altra.

Per a editar la petició polsar en el número de sol·licitud.

La signatura de sol·licituds consta d'una sèrie de zones clarament diferenciades.

  • A - Identificació del sol·licitant.
  • B - identificació del lloc de treball.
  • C - Zona reservada per a cada petició (depenent de cada sol·licitud).
  • D - Dades de la persona avaladora.
  • E - Històric on es reflecteix les distintes fases de les sol·licituds.

Al final, trobareu els botons on polsareu per a firmar (a) o denegar (b) lasol·licitud en tràmit.

 

 

 
 

 
   

Quan polseu els botons, depenent si s'aprova o denega, us apareixerà una pantallad'avís com la d'aquí baix. Haureu d'acceptar o cancel·lar per a passar a l'últimavista del procés.

     
 

 

 
     

Fase final

En aquesta pàgina la informació que es facilita és, el tipus de procediment i el nom del sol·licitant i el número de sol·licitud.

Tornem a trobar-nos amb les fases del procés i finalment, el lloc destinat per a quela persona encarregada d'autoritzar, escriga breument l'acceptació o denegació de lapetició.

Per finalitzar, polseu "Enviar".

   
 

 
   

Cal ressenyar que, si es denega en aquest punt, la tramitació no segueix endavant. L'usuari que va fer la petició, rebrà un missatge automàtic comunicant-li el motiu de la denegació. És per açò que és important que s'incloga una descripció del motiu.

Açò mateix ocorre si s'autoritza, però en aquest cas, la tramitació passa a una altra fase (si n'hi ha) amb l'explicació afegida per a coneixement del següent usuari que firma o de l'usuari final si no hi ha més fases.

  • No labels