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Manual de la aplicación de seguimiento docente en la UJI

Introducción

El objetivo del presente documento es, fundamentalmente, informar al PDI sobre el funcionamiento de la aplicación informática de apoyo al seguimiento de la actividad docente de la UJI. Esta aplicación, accesible al e-UJIer, permite la gestión de los procesos implicados en el seguimiento de la actividad docente, desde la simple consulta de los horarios del profesorado hasta la detección de incidencias y la gestión de las mismas.

Procedimiento para el seguimiento de la actividad docente

El procedimiento para el seguimiento de la actividad docente impartida en la UJI está enfocado a verificar que el estudiante recibe las clases planificadas en su horario. Para ello, el proceso se basa en el registro, por parte del profesorado, del inicio de cada clase impartida. Por tanto, se trata de verificar que la docencia planificada para una titulación y que consta en el correspondiente horario, se imparte tal como está previsto (para ello es necesario que el espacio docente donde se imparte la docencia disponga de dispositivo electrónico de registro). Para poder llevar a cabo este procedimiento de verificación de manera correcta se utiliza tanto la información de los horarios de las distintas asignaturas mostrada en el Lleu (incluyendo los datos de las semanas concretas en que se imparten los distintos tipos de actividades), como la información disponible en el POD en cuanto a la asignación de docencia al profesorado.
Cuando el profesor acude a impartir una clase, debe registrar el inicio de ésta en el dispositivo en el aula mediante la uso de su carné universitario o cualquier tarjeta que se haya habilitado al efecto. El profesor dispone de un margen de cortesía de 15 minutos para registrar el inicio de la clase antes y después del horario de comienzo indicado en el Lleu. Este registro tiene lugar simultáneamente a la activación del alumbrado y climatización del aula, así como la apertura de la mesa multimedia. El dispositivo muestra el nombre del docente (información obtenida a partir de la tarjeta) y la asignatura que se imparte en el aula en ese momento de acuerdo con el horario registrado en la base de datos. Durante la clase, el profesor puede necesitar pasar la tarjeta de nuevo, por ejemplo, para volver a abrir la mesa multimedia, lo cual no representa ningún problema.
Todos los registros son enviados y almacenados en una base de datos centrales. Estos datos pueden ser revisadas y gestionadas a través de la aplicación informática Seguimiento Docente, accesible en el apartado Docencia del e-UJIer.
La revisión de estos registros es llevada a cabo, en primer lugar, por el mismo profesor, que a través de la aplicación informática, puede acceder a las horas de entrada que se han registrado para cada clase, así como conocer si el sistema ha detectado algún tipo de incidencia. En este caso, debe abrir la incidencia para hacer los comentarios y justificaciones que considere adecuados.
Todas las incidencias abiertas por el profesorado de un departamento, incluyendo los comentarios aportados por el profesor afectado, deben ser revisadas por la dirección del departamento (o persona en quien delegue), quien puede aceptar o rechazar la justificación dada a la incidencia. La dirección de la titulación puede revisar todas las incidencias que se han producido en su titulación, aunque no puede intervenir en la gestión de estas desde la aplicación informática.

Las incidencias

Durante el seguimiento de la actividad docente pueden generarse diferentes tipos de incidencias, algunas de las cuales están relacionadas directamente con los registros de inicio de las clases, como por ejemplo:

  • No hay registro para una actividad docente que consta en el horario (se produciría si el profesor o profesora no realiza el registro o si efectivamente la clase no se ha impartido).
  • No hay registro dentro del margen de cortesía de 15 minutos antes y después del horario previsto para el inicio de la actividad.

Por otra parte, la información recogida en la base de datos de horarios y POD no siempre refleja de forma exacta la realidad diaria de la docencia impartida, lo que puede dar lugar a la generación de incidencias, incluso en casos en el que la clase haya impartido correctamente. Esto sucede, por ejemplo, si la clase se ha impartido en un aula distinta a la prevista en el horario de la titulación o si la clase la ha impartido un profesor diferente al que la tiene asignada en el POD.
Algunas incidencias se pueden resolver automáticamente, es decir, el profesor o profesora tiene que abrir la incidencia y el sistema la resuelve sin la intervención del responsable académico. Actualmente, pueden resolverse automáticamente las siguientes:

  • La clase se imparte en un aula diferente y el profesor ha usado su tarjeta personal para el registro.
  • La clase se ha registrado como impartida por algún otro de los profesores o profesoras que tienen asignada docencia de la asignatura en su POD.
  • La clase se imparte en el aula y horario indicado pero se registra el inicio con una tarjeta genérica.

Descripción de la aplicación informática

La aplicación informática Seguimiento Docente está estructurada en un menú que consta de seis partes, con diferentes privilegios de acceso en función del tipo de usuario:

  1. Eventos
  2. Mis incidencias
  3. Incidencias de área
  4. Incidencias de titulación
  5. Responsables de área
  6. Estadísticas

A continuación se detallan las distintas partes de la aplicación informática indican sus funcionalidades.

1. Eventos

Esta parte permite el profesor navegar a través de un calendario que refleja las clases que tiene asignadas de acuerdo con la información disponible en horarios y POD. En la parte superior de la página se encuentran las órdenes de navegación que permiten seleccionar el periodo de consulta.
Las clases que han de impartirse en el futuro hasta la semana siguiente aparecen en color azul claro, mientras las que ya tienen que haber sido impartidas se muestran en diferente color según su estado:

  • Verde: la clase tiene un registro de entrada correcto, sin incidencias.
  • Rojo: la clase tiene algún tipo de incidencia sin procesar.
  • Ámbar: el profesor ha abierto una incidencia detectada y está a la espera de resolución por parte de la dirección de departamento o persona en quien delegue.


La imagen anterior muestra una posible captura de pantalla de la aplicación con la vista semanal:
El profesor debe abrir una incidencia para las clases que aparecen en color rojo, de acuerdo con el siguiente procedimiento:

  • Se debe hacer clic en la clase marcada en rojo para que se abra una nueva ventana con información sobre la incidencia (véase la ventana de la izquierda en la siguiente figura).


  • Si la clase la ha impartido el mismo profesor usando su tarjeta o una tarjeta genérica en la ubicación indicada en el horario, pero la ha registrado fuera del margen de cortesía de 15 minutos. El profesor o profesora tiene que pinchar en el desplegable "Entrada:" para abrirlo y elegir el registro asociado en el aula en la que ha impartido la clase (véase la ventana de la derecha en la anterior figura).
  • Si la clase la ha impartida el mismo profesor usando su tarjeta o una tarjeta genérica en cualquier ubicación distinta a la asignada oficialmente, la entrada en esa ubicación habrá quedado registrada. El profesor o profesora tiene que pinchar en el desplegable "Entrada:" para abrirlo y elegir el registro asociado en el aula en la que ha impartido la clase (véase la ventana de la derecha en la anterior figura).
  • Si la clase se ha impartido en el aula asignada, pero por otro profesor de la asignatura o del área, se debe marcar la opción "La clase la ha impartida otro profesor" y elegir el registro correspondiente en el desplegable "Entrada:"
  • En cualquier otro caso, no se debe elegir ningún registro en el desplegable y se describirá el motivo de la incidencia en el recuadro "Informe Prof .:"

Finalmente, si la incidencia se autoresuelve, cambiará a color verde y, si no, pasará a color ámbar, pendiente de ser resuelta por el responsable académico.

2. Mis incidencias

Se trata también de una parte de la aplicación disponible para el profesorado que se divide en dos zonas por medio de dos pestañas que se encuentran en la parte superior:
"Mis incidencias"
Se muestra una tabla con una fila para cada incidencia y diferentes columnas, en la primera de las cuales se especifica el estado en que se encuentra la incidencia:

  • Abierta: pendiente de resolución por parte del responsable del departamento.
  • Auto-Resuelta: resuelta automáticamente al abrirla.
  • Resuelta: resuelta (positivamente) por el responsable.
  • Revocada: no aceptada por el responsable.

También están disponibles los comentarios del responsable para cada incidencia. Haciendo doble clic sobre una incidencia se obtiene la información completa de la misma.


"Incidencias pendientes"
Se muestran en forma de tabla todas las incidencias del profesor detectadas por el sistema que aún no se han abierto. Abrir las incidencias desde esta pantalla es equivalente a hacerlo desde la pantalla del calendario "Eventos".
Diariamente, en el caso de que haya incidencias pendientes, el profesor recibirá un correo recordándole la necesidad de abrir las incidencias.

3. Incidencias de área

Esta parte de la aplicación es visible sólo para la dirección del departamento o persona en quien delegue la responsabilidad para un área concreta. De manera similar a la sección anterior, se muestra una tabla con las incidencias, en este caso, de un departamento o área concreta.
La dirección del departamento (o responsable del área en quien delegue) puede resolver una incidencia seleccionándola y, sin hacer doble clic, pulsando el botón "Resolver" que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla. Al pulsar este botón, se abre una ventana que permite introducir comentarios, y posteriormente la incidencia queda resuelta positivamente. Alternativamente, es posible también no aceptar la incidencia pulsando el botón "Revocar" e introduciendo los comentarios oportunos. Existe la posibilidad de modificar la decisión inicial reabriendo nuevamente la incidencia mediante el botón "Re-abrir" disponible también en la parte superior derecha de la pantalla.
También está disponible en esta parte de la aplicación, de manera parecida a la sección anterior, el listado de incidencias pendientes para toda el área que el profesorado no ha abierto ni justificado. Es posible seleccionar un intervalo de tiempo para limitar el número de incidencias mostradas.
La dirección del departamento (y el responsable de área, si lo hay) recibirá semanalmente un aviso si hay incidencias (estén o no abiertas) en su departamento o área.

4. Incidencias de titulación

Se trata de una parte de la aplicación visible sólo para las direcciones de titulación, en la que, en un formato de tabla parecido al de las dos secciones anteriores, se muestran todas las incidencias de la titulación. Así, el responsable de la titulación dispone, por una parte, de las incidencias ya justificadas por el profesorado, resueltas o revocadas por la dirección del departamento o responsable en quien delega y, por otro, de las incidencias pendientes. De nuevo existe la posibilidad de establecer un intervalo de tiempo para limitar a un período concreto las incidencias que se muestran en la tabla.
La dirección de titulación recibirá un correo semanal si hay incidencias.

5. Responsables de área

En esta parte de la aplicación informática la dirección del departamento puede delegar la gestión de las incidencias de un área de conocimiento en un responsable, que puede ser tanto un miembro del PDI como del PAS del departamento. Para ello, tiene que pinchar en el botón "Nuevo", seleccionar un área en la ventana que se abre y escribir el nombre del responsable. Una vez elegido, pulsando el botón "Añadir", queda designado el nuevo responsable del área que aparecerá en la mesa.
En la parte derecha de la pantalla aparecen las áreas que tienen un responsable de área y pinchando sobre ellas la tabla se actualiza con la información del responsable de dicha área.
Una vez se ha dado de alta un responsable de área nuevo, éste ya puede gestionar las incidencias de la misma.

6. Estadísticas

En esta parte de la aplicación se muestran las estadísticas generales de uso del sistema, en distintos gráficos o tablas, y es de acceso restringido para los responsables académicos: directores de departamento y de titulación.
El objetivo es mostrar estadísticas sobre sesiones e incidencias asociadas a asignaturas y a profesores.
Los directores de departamento podrán acceder a las estadísticas de los profesores de las áreas de su departamento y de todas las asignaturas que imparten. Los directores de titulación podrán acceder a las estadísticas de las asignaturas de su titulación y de los profesores que imparten las mismas.
Ambos tipos de responsables académicos podrán acceder a dos vistas diferentes. Una de ellas les permitirá ver la información agrupada por asignatura y otra agrupada por profesor. La siguientes imagen muestra el aspecto de la vista por asignatura sin ningún dato.

Ambas vistas muestran dos desplegables básicos:

  • "Àrees" permite acceder a la lista de áreas del departamento o de la titulación. Permite ver los datos de todas o seleccionar una de ellas.
  • "Assignatura": en la vista por asignatura, una vez elegida el área, este desplegable muestra todas las asignaturas de la misma a los directores de departamento. En el caso de los directores de titulación muestra solo las asignaturas que el área imparte en la titulación.
  • "Professors": en la vista por profesor, una vez elegida el área, despliega los nombres de sus profesores. En el caso de los directores de titulación muestra solo los profesores del área que imparten en la titulación.

El botón "Netejar" permite borrar las opciones seleccionadas en los desplegables.
El botón "Cerca" realiza la búsqueda en base a las opciones seleccionadas en los desplegables.
El desplegable "Descarrega" permite descargar un fichero en formato pdf o csv que resume las estadísticas acumuladas para todas las asignaturas o profesores, dependiendo de la vista utilizada. Si se ha elegido un área concreta, solo se incluye la información de la misma visible por el responsable correspondiente.
Usos de la pantalla de Estadísticas por asignatura:
Si se quieren ver las estadísticas de todas las asignaturas del departamento o titulación, basta pulsar el botón Cerca, sin elegir ninguna opción en ninguno de los dos desplegables.
Si se quieren ver las estadísticas de todas las asignaturas de un área, se elige el área en el desplegable correspondiente y se pulsa el botón Cerca.
Si se quieren ver solo las estadísticas de los grupos de una asignatura impartidos por un área, se elige el área, se selecciona la asignatura y su pulsa el botón Cerca.
La siguiente figura muestra los datos recopilados en las estadísticas. En este caso se ha elegido mostrar los datos de todas las asignaturas de un área dada y se están visualizando solo las dos primeras asignaturas.

Las asignaturas se muestran por orden alfabético de código. Por cada asignatura se muestra su código y nombre y la siguiente información por columnas de cada uno de los grupos impartidos por profesores del área:

  • Códigos de los grupos: TE1, TE2, …, PR1, …, LA1, etc.
  • Sessions: Total de sesiones programadas en el horario del grupo hasta la fecha en que se consultan las estadísticas.
  • Incidèntades: Sesiones incidentadas y porcentaje que suponen sobre el total incluido en la columna anterior.
  • Las siguientes columnas se refieren a los tipos de incidencias y el porcentaje que suponen sobre el total de sesiones mostrado en la columna "Sessions":
    • Inc. Pendents: con incidencia pendiente de abrir por el profesor.
    • Inc. Obertes: con incidencia abierta y todavía no resuelta.
    • Inc. Resoltes: con incidencia ya resuelta por el responsable académico
    • Inc. Auto-Resoltes: con incidencia auto-resuelta
    • Inc. Revocades: incidencias revocadas que pueden haber sido o no reabiertas por el profesor.

Al final de cada asignatura se muestran los datos acumulados de la misma. Al final de la pantalla se muestran los datos acumulados de todas las asignaturas mostradas.
Si las asignaturas no caben en una sola pantalla, podemos movernos a la siguiente o la anterior usando las flechas de la parte inferior.
Usos de la pantalla de Estadísticas por profesor:
Si se quieren ver las estadísticas de todos los profesores de un área, se elige el área y se pulsa el botón Cerca.
Si se quieren ver las estadísticas de un profesor, se elige el área, después el profesor y se pulsa el botón Cerca.
Las estadísticas mostradas a los directores de departamento incluyen todas las sesiones del profesores en todas las asignaturas. Las estadísticas mostradas a los directores de titulación solo incluyen las sesiones impartidas por los profesores en las asignaturas de su titulación.
La siguiente figura muestra las estadísticas mostradas a un director de departamento para todos los profesores de un área dada.

Las columnas mostradas son las mismas que en las estadísticas por asignatura salvo que la primera muestra los nombres de los profesores.
Se muestran en color rojo las estadísticas de los profesores que en el momento de obtenerlas tienen más de un 5% de sesiones con incidencias pendientes de abrir o revocadas, siguiendo lo establecido por la "Normativa sobre el seguiment de l'activitat docent impartida a la universitat Jaume I".
Al final de cada área se muestran los datos acumulados de la misma. Al final de la pantalla se muestran los datos acumulados de todas las áreas del departamento o titulación, dependiendo del responsable académico.

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